Meine Arbeiten

Aus sMOTIVE-Handbuch

Version vom 5. September 2011, 12:53 Uhr

Im Modul „Meine Arbeiten“ haben Sie die Möglichkeit, alle Arbeiten, die Ihrer Person zugewiesen wurden, einzusehen und zu bearbeiten. In der Rolle des Facility Managers haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, die Arbeitsaufträge Ihrer Mitarbeiter einzusehen und zu editieren.

Meine Arbeiten Übersicht

Wechseln Sie zum Modul „Meine Arbeiten“. Im Übersichtsfenster werden Ihnen alle Arbeiten des angemeldeten Benutzers angezeigt.

Übersicht über die anstehenden Arbeiten

Die standardmäßig eingestellte Ansicht - auch über das Symbol „H“ oben rechts aufrufbar - zeigt die Arbeiten von heute und der nächsten 3 Tage an. Dadurch kann auch an einem Freitag gesehen werden, was am Montag zu tun ist. Wenn Sie das angezeigte Datum mit den Pfeilen zu einem bestimmten Tag navigieren, bekommen Sie alle Arbeiten des ausgewählten Tages plus 3 Tage in die Zukunft angezeigt. Mit dem Betätigen von „H“ können Sie bequem wieder zurück auf den aktuellen Tag navigieren.

Weiterhin haben Sie die Option, eine Monatsübersicht Ihrer Arbeiten anzeigen zu lassen. Klicken Sie hierfür auf den Button „31“ oben rechts im Fenster. Es öffnet sich die Monatsübersicht.

Monatsübersicht

Sie erhalten einen Überblick über die Arbeiten und deren Status. Um einen bestimmten Tag auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Tag. Sie gelangen zurück zur Tagesübersicht.

Durch Klicken des Buttons „1“ gelangen Sie zurück zur Tagesübersicht des vorher gewählten Tages und durch Klicken des Buttons „H“  gelangen Sie zur Tagesübersicht des aktuellen Tages.

Das Symbol in der Spalte „Art“ lässt den Prozess bzw. die Maßnahmenart erkennen:

Übersicht der Maßnahmenart:

 Zahnrad  Standardmaßnahmen, resultierend aus einer Stan�dard�anfrage

 Zahnrad mit Liste Maßnahme, resultierend aus einer Produktanfrage

 Ordner Ein Projekt mit mehreren Untermaßnahmen

Ordner mit Uhr Ein zyklisches Projekt mit mehreren Untermaßnahmen

 Barcodezeichen Maßnahme resultierend aus einer Inventurmaßnahme

 Fußspuren Resultierend aus einer Begehungsanfrage

 Leinwand Maßnahme resultierend aus einer Veranstaltungsanfrage

Besen Reinigungsmaßnahme

Umzug    Umzugsmaßnahme

Um die angezeigten Arbeiten zu sortieren, klicken Sie auf den gewünschten Spaltennamen in der Überschriftsleiste. Die Arbeitsaufträge werden entsprechend sortiert. Um die Arbeitsaufträge eines anderen Tages einzusehen, navigieren Sie mit den blauen Pfeiltasten, wobei die Doppelpfeile einen Monat und die einfachen Pfeile einen Tag weiterschalten.

Arbeiten weiterer Benutzer

In der Rolle eines Facility Managers haben Sie die Möglichkeit, sich auch die Arbeiten Ihrer Mitarbeiter anzusehen und diese zu editieren. Klicken Sie hierfür auf das DropDown-Menü oben im Fenster. Es öffnet sich eine Liste mit allen Mitarbeitern, für welche Sie die Arbeiten einsehen können.

Mitarbeiter auswählen

Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus. In der Übersicht werden Ihnen nun die Arbeiten des Mitarbeiters angezeigt.

Status der Arbeiten

Die einzelnen Arbeiten in der Übersicht befinden sich in unterschiedlichen Bearbeitungsstatus. Hier eine Übersicht der einzelnen Status:

• Das rote Dreieck bedeutet, dass die Arbeit zu erledigen ist und sich im geplanten Zeitfenster befindet.

• Das orange Dreieck bedeutet, dass die Arbeit zu erledigen ist und sich nicht mehr im geplanten Zeitfenster befindet. Diese Arbeit ist überfällig.

• Das graue Dreieck bedeutet, dass der angemeldete Benutzer seine Tätigkeiten erledigt und rückgemeldet hat, jedoch ein weiterer Benutzer für diese Arbeit seine Tätigkeiten noch nicht rückgemeldet hat.

• Der grüne Haken bedeutet, dass alle Benutzer, die dieser Arbeit zugeordnet sind, Ihre Tätigkeiten zurückgemeldet haben.

• Das grüne Quadrat bedeutet, dass der Teamleiter die Arbeit abgenommen und abgeschlossen hat.

Detailansicht

Um die Details einer Arbeit einzusehen und zu bearbeiten, wechseln Sie zur entsprechenden Arbeit und öffnen diese durch einen Doppelklick.

Sie haben auch die Möglichkeit mit der rechten Maustaste auf eine Maßnahme zu klicken und aus dem erscheinenden Kontextmenü eine Funktion auszuwählen. Folgende stehen zur Verfügung:

Bearbeiten   Öffnet die Maßnahmenübersicht

Drucken   Druckt die Maßnahme in ein PDF Dokument

Neuer Zeiteintrag  Ermöglicht eine Schnellbuchung eines Zeitaufwandes auf die Maßnahme

Arbeit auswählen

Je nach Maßnahmenart können die angezeigten Informationen zur Maßnahme differieren.

Übersicht für eine Maßnahme

Bei der Standardmaßnahme werden zum Beispiel folgende PlugIns in der Übersicht angezeigt:

Anfrage Wer hat angefragt

Aufgaben  Welche Tätigkeiten müssen durchgeführt werden

Bewertungen Wie sind die vergebenen Aufgaben zu bewerten

Kostenverrechnung Wo sollen die Kosten erfasst werden

Dateianhänge Welche Informationen wurde in Form einer Datei der Maßnahme hinzugefügt

Personen  Welche Personen waren beteiligt, mit Status

Personalaufwand Welcher Personalaufwand wird erzeugt

Materialaufwand Welches Material wird benötigt

Bearbeitungshistorie Historisieren aller Bearbeitungsschritte mit Angabe des Status

Die PlugIns „Personen“ und „Personalaufwand“ sind Standard-PlugIns, die in jeder Maßnahmenart enthalten sind. In den meisten Maßnahmenarten sind die PlugIns „Materialaufwand“ und „Dateianhänge“ enthalten.

Im Folgenden werden die Standard PlugIns beschrieben. Sämtliche prozessspezifischen PlugIns sind im Handbuch unter den einzelnen Prozessen beschrieben.

Klicken Sie auf die einzelnen PlugIns, erhalten Sie die jeweilige Detailansicht.

Personen

PlugIn „Personen“

Im PlugIn „Personen“ erhalten Sie eine Übersicht über die Personen, welche an der Maßnahme mitarbeiten. Es wird zusätzlich angezeigt, in welchem Status sich die Arbeiten der einzelnen Mitarbeiter befinden. Das Bearbeiten des Personal�aufwandes wird unter dem folgenden Punkt „Personalaufwand“ erläutert.

Personalaufwand

PlugIn „Personalaufwand“

Mit einem Klick auf das PlugIn „Personalaufwand“ erhalten Sie dessen Detail�ansicht. Mit Klick auf „Alle Einträge anzeigen“ werden Ihnen alle Zeiteinträge zu dieser Maßnahme angezeigt. Standardmäßig werden Ihnen lediglich die Zeiteinträge des ausgewählten Tages ausgegeben.

Über „Hinzufügen“ können Sie einen neuen Zeiteintrag für das ausgewählte Datum eintragen. Hierbei wurde Ihnen die Angabe beim Punkt „Gewerk“ bereits von Ihrem Teamleiter vorgegeben.

Sie können Arbeitszeiten nur bis zur Rückmeldung der Maßnahme in sMOTIVE eintragen. Während der Rückmeldung werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass Sie nach dem Rückmelden keine Zeiten mehr melden können.

Der Teamleiter stellt hier eine Ausnahme dar: Er darf solange, bis der Status „Abgeschlossen“ erreicht ist, Zeiten auf die rückgemeldeten Maßnahmen buchen, um die Bearbeitungszeiten für den Abschluss der Maßnahme erfassen zu können.

Übersicht Personalaufwand

Materialaufwand

PlugIn „Materialaufwand“

Im PlugIn „Materialaufwand“ können Sie alle Aufwände für die benötigten Materialien über „Hinzufügen“ eintragen.

Übersicht des Materialaufwandes

Kostenverrechnung

Im PlugIn „Kostenverrechnung“ ist es Ihnen möglich, die Angaben zur Kostenverrechnung zu editieren.

PlugIn „Kostenverrechnung“

In der Kostenverrechnungs-Übersicht können Sie die Kostenstelle und das Budget ändern. Im Feld „Tatsächliche Kosten“ können Sie nun die Summe der tatsächlich angefallenen Maßnahmenkosten eintragen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, im Feld „Bemerkung“ weitere Informationen für die Verrechnung zu hinterlegen. Nach der Bearbeitung der Kostenverrechnung können Sie mit dem Button „Zurück“ wieder zur Übersicht gelangen.

Übersicht Kostenverrechnung

Aufgaben

PlugIn „Aufgaben“, Übersicht

Im PlugIn „Aufgaben“ erhalten Sie einen Überblick über alle Informationen zur Maßnahme und dem Produkt, auf welches sich die Maßnahme bezieht.

Übersicht „ Aufgaben“

Im Bereich „Produkt“ haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, die Details zum Produkt, welches der Maßnahme zugewiesen wurde, einzusehen. Klicken Sie hierfür auf den Button „Details“ rechts im Modul. Es öffnet sich die Produktansicht, die Sie vom Anlegen der Produkte bereits kennen. Diese können Sie hier jedoch nur einsehen, nicht bearbeiten!

Produktdetails

Über den Button „Aufgaben“ können Sie die detaillierten Aufgaben zu dieser Maßnahme einsehen. Die Aufgaben wurden von Ihrem Teamleiter zugewiesen.

Übersicht über die zugewiesenen Aufgaben

Bewertungen

Im PlugIn „Bewertungen“ bewerten Sie die einzelnen Aufgaben nach dem vorgegebenen Schlüssel. Fett gedruckte Aufgaben sind Pflichtbewertungen, d.h. sie müssen bewertet werden. Ein Rückmelden der Maßnahme ist bei Nichtausfüllung nicht möglich. In normaler Schrift aufgelistete Aufgaben sind optionale Bewertungen.

Bewertungsübersicht

Rechnungen

PlugIn „Rechnungen“, Übersicht

In einigen Workflows steht Ihnen für die Zusammenarbeit mit externen Unternehmen das PlugIn „Rechnungen“ zur Verfügung. Hier haben Sie die Möglichkeit, externe Rechnungen einzugeben.

Rechnungsübersicht

Rückmelden

Wenn Sie keine weiteren Arbeiten an dieser Maßnahme mehr vornehmen müssen, melden Sie Ihre Arbeit über den Button „Rückmelden“ an den Teamleiter zurück. Bestätigen Sie die Meldung im Bestätigungsdialog mit „OK“ oder brechen Sie das Rückmelden mit dem Button „Abbrechen“ ab. Beachten Sie, dass Sie danach keine weiteren Änderungen mehr vornehmen können!

Arbeit rückmelden

Schnellbuchung Zeitaufwand

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Maßnahme in der Übersicht klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, eine Schnellbuchung eines Zeitaufwandes durchzuführen.

Schnellmenü mit dem rechten Mausknopf

Nach dem Klicken auf „Neuer Zeiteintrag“ können Sie über folgende Maske, ohne in die Maßnahmenübersicht zu springen, einen neuen Zeitaufwand zu dieser Maßnahme buchen.

Schnellerfassung Zeitaufwand