Terminserien
Aus sMOTIVE-Handbuch
Übersicht über vorhandene Terminserien
Wechseln Sie zum Modul „Terminserien“ und Sie erhalten zunächst eine Übersicht über alle bereits angelegten Terminserien.
Sie haben die Möglichkeit, die angezeigten Terminserien durch einen Filter einzugrenzen. Klicken Sie dazu auf das Filtersymbol rechts oben. Es öffnet sich die Filtereingabe.
Im Filter besteht die Möglichkeit, z.B. nach Mandanten, nach Kategorien und/oder nach Gewerken zu filtern. Die Liste aller Terminserien wird durch den gesetzten Filter entsprechend Ihrer Vorgaben reduziert und dadurch übersichtlicher.
Anlegen einer Terminserie vom Typ „Standardprozess“
Die nächsten Schritte beschreiben das Anlegen einer Terminserie mit Standardprozess. Hiermit können Sie Wartungen, Kontrollen, Bewertungen etc. abbilden und im Web Portal bearbeiten.
Um eine neue Terminserie anzulegen, klicken Sie auf den Button „Neu“ rechts unten.
Sie erhalten das Eingabefenster „Terminserie anlegen“.
Suchen Sie zunächst den gewünschten Mandanten über das DropDown-Feld heraus bzw. geben Sie diesen ein, wenn sich das Feld in ein Eingabefeld mit Autovervollständigungsfunktion gewandelt hat.
Hinweis: Der Mandant bei der Terminserie ist nur für die Filterung der Planung der Terminserie verantwortlich. Sie können Produkte jederzeit mandantenübergreifend zu einer Terminserie zuordnen.
Wählen Sie den gewünschten Maßnahmentyp aus. In unserem Beispiel möchten wir einen „Standardprozess“ generieren.
Eventuell stehen in Ihrem Web Portal verschiedene Maßnahmenarten vom gewählten Maßnahmentyp zur Verfügung. In diesem Fall wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, die gewünschte Maßnahmenart anzugeben. Beispielsweise könnte im Modul „Maßnahmenarten“ ein Standardprozess mit Genehmigungsschleife und einer ohne angelegt worden sein, zwischen denen Sie hier auswählen können.
Wählen Sie anschließend eine Kategorie aus, welche der Terminserie zugewiesen wird. Die ausgewählte Kategorie hat Einfluss darauf, welche Arbeitsvorlagen Ihnen im nächsten Schritt zur Auswahl angeboten werden.
Hinweis: Die Zuweisung von Kategorie zu einer Arbeitsvorlage findet im Modul „Arbeiten“ statt.
Sie haben nun alle Grunddaten eingegeben.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Füllen Sie auf der folgenden Seite alle Eckdaten zur Terminserie aus.
Geben Sie zunächst einen möglichst sprechenden Namen für die Terminserie an.
Wählen Sie aus dem DropDown-Menü den Startzustand aus, den die Maßnahmen bei deren Generierung erhalten sollen. Sie können standardmäßig einen der folgenden Zustände angeben: Angefragt, Geplant, Genehmigt oder Gestartet.
Hinweis: Haben Sie eine Maßnahmenart ausgewählt, bei der im Modul „Maßnahmenarten“ andere Statusnamen definiert wurden, dann werden diese hier aufgelistet.
Geben Sie bei „Gültig ab:“ und „Gültig bis:“ die Gültigkeitsdauer der Terminserie an.
Wählen Sie nun eine Standardarbeit für die Maßnahmen aus, indem Sie auf das Ordnersymbol klicken. Es werden Ihnen alle im Modul „Arbeiten“ angelegten Arbeitsvorlagen angeboten, die der zuvor ausgewählten Kategorie entsprechen.
Hinweis: Die hier angegebene Standardarbeit wird nur dann in den Maßnahmen der Terminserie verwendet, wenn beim Produkt, das Sie der Terminserie zuordnen werden, und bei seiner Produktart keine passende Arbeitsvorlage definiert ist. Eine Arbeitsvorlage ist dann passend, wenn bei dieser derselbe Maßnahmentyp eingestellt ist wie bei der Terminserie und die Kategorie ebenfalls übereinstimmt bzw. gar nicht gesetzt ist. D.h. ist im Modul „Produkt“ bei dem entsprechenden Produkt oder bei seiner Produktart eine passende Arbeitsvorlage zugewiesen, wird diese gegenüber der Standardarbeit der Terminserie bevorzugt und in den Maßnahmen der Terminserie zu diesem Produkt verwendet.
Selektieren Sie die gewünschte Arbeitsvorlage und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".
Klicken Sie auf "Weiter".
Wählen Sie aus, in welchem Intervall die Maßnahmen der Terminserie erzeugt werden sollen.
Klicken Sie wiederum auf "Weiter". Auf der folgenden Seite bestimmen Sie die Wiederholungsstrategie.
Sie können zwischen den Werten „Einzeln“ und „Fortlaufend“ wählen.
Die Wiederholungs-Strategie "Einzeln" und "Fortlaufend"
„Einzeln“ bedeutet, dass das Erzeugungsdatum der ersten Maßnahme zur Berechnung der Fälligkeitstermine aller nächsten Maßnahmen gemäß des angegebenen Intervalls herangezogen wird. Bei „Fortlaufend“ hingegen wird das Startdatum der Folge-Maßnahme durch das Rückmeldedatum der letzten Maßnahme bestimmt. D.h. das Rückmeldedatum wird herangezogen, um das Startdatum der Folgemaßnahme gemäß dem angegebenen Intervall zu berechnen. Dadurch kann es zu Verschiebungen gegenüber der Wiederholungstrategie „Einzeln“ kommen, wenn z.B. Maßnahmen verfrüht oder verspätet bearbeitet und rückgemeldet werden.
Ein Beispiel dazu: Im obigen Beispiel wurde der Startzeitpunkt der Terminserie auf den 1.03.2010 festgelegt und die Wiederholungsstrategie „Einzeln“ eingestellt. Das Planungsintervall wurde auf „halbjährlich“ eingestellt. Dadurch wird die erste Maßnahme für den 1.03.2010 erzeugt und nach deren Rückmeldung die zweite für den 1.09.2010 usw. Wird die erste Maßnahme nicht am 1.03. rückgemeldet, sondern verspätet erst am 3.03., hat dies bei dieser Wiederholungsstrategie keine Auswirkung. D.h. die Folge-Maßnahme bleibt auf den 1.09.2010 terminiert.
Wäre die Wiederholungs-Strategie „Fortlaufend“ ausgewählt, so würde nach dem Rückmelden der ersten Maßnahme am 3.03. die zweite Maßnahme mit dem Datum 3.09. erzeugt, so dass vom Rückmeldezeitpunkt der ersten Maßnahme bis zum Fälligkeitsdatum der folgenden Maßnahme genau das eingestellte Intervall von einem halben Jahr liegt.
Wenn Sie die Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Weiter".
Auswahl "Fortlaufend"
Haben Sie die Wiederholungs-Strategie „Fortlaufend“ gewählt, so haben Sie alle Daten zur Terminserie eingegeben und erhalten die Zusammenfassungsseite.
Wenn Sie Werte ändern möchten, dann blättern Sie über den "Zurück-Button" auf die entsprechende Seite und nehmen die Änderungen vor. Sobald alle Angaben korrekt sind, bestätigen Sie diese mit "OK". Die Terminserie wird angelegt.
Solange Sie noch keine Produkte hinzugefügt haben, können Sie die Daten der Terminserie noch über den Button "Ändern" korrigieren.
Auswahl "Einzeln"
Haben Sie die Wiederholungs-Strategie „Einzeln“ gewählt, kommen Sie als nächstes auf die Seite "Erweiterungsstrategie".
Durch die Auswahl dieser Strategie können Sie sich nach Starten der Terminserie einen Überblick über die demnächst anstehenden Maßnahmen verschaffen. Je nach Einstellung wird beim Start der Terminserie nicht nur jeweils die aktuelle Maßnahme pro Produkt erzeugt, sondern zusätzlich sogenannte "temporäre" Maßnahmen. Es handelt sich hierbei um Maßnahmen in der Zukunft, die gemäß dem gewählten Intervall zum Produkt anstehen. D.h. sie zeigen den zukünftigen Verlauf der Terminserie pro Produkt auf und vereinfachen damit die Planung für den Terminserien-Verantwortlichen.
Sie können wählen zwischen „vorbestimmte Anzahl“, „bestimmter Zeitraum“ und „feste Anzahl“.
Legen Sie den Wert „vorbestimmte Anzahl“ fest, so wird beim Starten der Terminserie für das Produkt nicht nur eine Maßnahme erzeugt, sondern es werden insgesamt die Anzahl von Maßnahmen - aktuell plus temporär - erzeugt, die Sie im Feld „Anzahl“ angeben. Wird die letzte dieser Maßnahmen rückgemeldet, wird wieder die Menge an Maßnahmen erzeugt, die im Feld „Anzahl“ festgelegt wurde.
Haben Sie „feste Anzahl“ eingetragen, so liegt immer die im Feld „Anzahl“ eingetragene Menge an Maßnahmen zu einem Produkt der Terminserie vor - aktuell plus temporär. D.h. wird die erste Maßnahme einer Terminserie rückgemeldet, so wird sofort eine weitere Maßnahme nach der letzten bis dahin bestehenden temporären Maßnahme erzeugt.
Wählen Sie bei Wiederholungsstrategie „bestimmter Zeitraum“ aus, werden zusätzlich zur Startmaßnahme soviele temporäre Maßnahmen erzeugt, wie in der Zeitspanne, die im Feld „Zeitraum“ eingetragen ist, fällig werden. D.h. wählen Sie z.B. den Zeitraum „Halbes Jahr“ aus, so werden alle Maßnahmen, die gemäß der Terminserie in dem nächsten halben Jahr anfallen werden, zusätzlich zur ersten Maßnahme als temporäre Maßnahmen angelegt.
Hinweis: Temporäre Maßnahmen werden Ihnen nicht in den Massenbearbeitungsmodulen, wie z.B. „Maßnahmen planen“, angezeigt. Sie können Sie lediglich über die Registerkarte „Historie“ des Produktdetail-Fensters des entsprechenden Produktes einsehen.
Klicken Sie auf "Weiter".
Wenn Sie die Erweiterungsstrategie "vorbestimmte Anzahl" oder "feste Anzahl" gewählt haben, erhalten Sie folgende Seite:
Geben Sie die Anzahl der Maßnahmen ein, die entweder vorbestimmt oder fest generiert werden sollen.
Haben Sie jedoch als Erweiterungsstrategie "bestimmter Zeitraum" ausgewählt, erhalten Sie folgende nächste Seite:
Geben Sie in diesem Fall den Zeitraum an, nach dem eine neue Maßnahme erzeugt werden soll.
Klicken Sie auf jeden Fall auf den "Weiter-Button". Sie erhalten eine Zusammenfassungsseite.
Bestätigen Sie diese mit "OK". Die Terminserie wird angelegt und alle Angaben aufgelistet.
Produkte zu einer neuen Terminserie hinzufügen
Wechseln Sie nun zur Registerkarte „Zugeordnete Produkte“, um die Produkte auszuwählen, auf die sich die Maßnahmen Ihrer Terminserie beziehen sollen.
Klicken Sie auf "Hinzufügen". Sie erhalten das Fenster "Produkte hinzufügen".
Geben Sie zunächst Filterkroiterien an, um die Auswahl der Produkte einzugrenzen. Klicken Sie dann auf "Weiter".
Die erhalten eine Liste aller Produkte, die den zuvor angegebenen Filterkriterien entsprechen. Selektieren Sie ein oder mehrere Produkte und klicken Sie wiederum auf "Weiter".
Auf dieser Seite können Sie einen Starttermin festlegen. Bei Bestätigen mit "OK" werden dadurch pro Produkt die erste Maßnahme der Terminserie erzeugt.
Sie können diese Seite auch überspringen und im Nachhinein die Terminserie pro Produkt im Modul „Produkte“ starten. Details dazu finden Sie im Abschnitt „Initiale Maßnahme pro Produkt erzeugen“.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Sie erhalten die Zusammenfassungsseite. Über den Button "Zurück" können Sie noch Änderungen vornehmen. Bestätigen Sie die Angaben mit dem Button "OK".
Die selektierten Produkte wurden zur Terminserie hinzugefügt. Haben Sie ein Startdatum angegeben, wurden auch die initialen Maßnahmen erzeugt.
Details zum hinzugefügten Produkt einsehen
Mit einem Doppelklick auf ein hinzugefügtes Produkt können Sie dessen Details einsehen.
Hinweis: Die Informationen sind in diesem Modul "Terminserien" nicht editierbar. Sie können sie im Modul "Produkte" ändern.
Wechseln Sie auf die Registerkarte "Terminserie".
Hier werden Ihnen alle Terminserien aufgelistet, zu denen dieses Produkt hinzugefügt wurde. Selektieren Sie eine aufgeführte Terminserie, werden Ihnen Details dazu angezeigt und die anstehende Maßnahme, sofern eine vorhanden ist.
Einsehen von laufenden und temporären Maßnahmen
Auf der Registerkarte „Historie“ des Produktdetail-Fensters erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Maßnahmen zu diesem Produkt gelaufen sind bzw. noch andauern. Darunter befinden sich auch die aufgrund der Terminserie erzeugten Maßnahmen.
Hinweis: Werden Ihnen Maßnahmen nicht angezeigt, die in der Zunkunft liegen, dann kann es sein, dass der eingestellte Anzeigezeitraum nicht weit genug in die Zukunft reicht. Klicken Sie auf das angezeigte Enddatum und wählen Sie ein späteres Datum aus. Die Liste wird entsprechend angepasst.
Haben Sie die Erweiterungsstrategie „Einzeln“ gewählt und einen bestimmten Zeitraum oder eine vorbestimmte bzw. feste Anzahl eingestellt, so sehen Sie hier nicht nur die aktiven Maßnahmen der Terminserie, sondern auch die zukünftig aufgrund ihrer Angaben zu erzeugenden Maßnahmen. Dieses sind sogenannte temporäre Maßnahmen. Sie werden erst dann aktiv, wenn die jeweils vorherige Maßnahme rückgemeldet wurde.
Beim obigen Beispiel wurde das Produkt zu einer Terminserie hinzugefügt mit Starttermin 15.01.2016, Wiederholungsstrategie "Einzeln" und Erweiterungsstrategie "feste Anzahl"=2. Dadurch wurden beim Hinzufügen zwei Maßnahmen erzeugt: Eine mit der Nummer 18.940 zum 15.01.2016 und eine temporäre mit der Nummer 18.941 zum 15.01.2017.
Hinweis: In den Massenbearbeitungsmodulen, wie z.B. „Maßnahmen planen“, werden Ihnen lediglich die aktiven Maßnahmen einer Terminserie angezeigt. Ausschließlich in den Produktdetails auf der Registerkarte „Historie“ sehen Sie auch alle temporären Maßnahmen. Im Modul „Arbeiten zuweisen“ werden Ihnen Maßnahmen, die aus Terminserien erzeugt wurden, NICHT angezeigt.
Mit einem Doppelklick auf eine Maßnahme können Sie auf deren PlugIn-Übersichtsseite springen. Die Details zur Maßnahme können Sie über diese Ansicht lediglich anschauen und nicht bearbeiten.
Produkte hinzufügen bei laufenden Terminserien
Sie haben in der Terminserienverwaltung die Möglichkeit, bereits laufenden Terminserien noch zusätzliche Produkte zuzuweisen. Klicken Sie hierfür auf der Registerkarte „Zugeordnete Produkte“ auf den Button „Hinzufügen“ und es öffnet sich das Fenster „Produkte hinzufügen“. Sie wählen wie bereits beschrieben die zusätzlichen Produkte aus und können für diese eine Startdatum angeben.
Produkte aus Terminserien löschen
Sie können bereits zur Terminserie hinzugefügte Produkte wieder daraus entfernen. Selektieren Sie die entsprechenden Produkte und klicken Sie auf den Button „Entfernen“. Damit wird die Terminserie auf diese Produkte beendet.
Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster.
Wenn Sie im Dialogfenster einen Haken bei „Laufende Maßnahmen abbrechen“ setzen, hat dies zur Folge, dass bei Klick auf den Button „OK“ nicht nur die ausgewählten Produkte aus der Terminserie entfernt werden, sondern zusätzlich alle bereits durch die Terminserie zu diesen Produkten erzeugten und noch laufenden Maßnahmen abgebrochen werden. Setzen Sie den Haken nicht, werden lediglich die ausgewählten Produkte aus der Terminserie entfernt. Alle noch zu diesen Produkten laufenden Maßnahmen bleiben mit ihrem Status bestehen.
Möchten Sie die laufenden Maßnahmen abbrechen, so erhalten Sie noch einen Dialog, in dem Sie eine Information zu diesem Vorgang hinterlegen können. Bestätigen Sie wiederum mit "OK"
Zuordnung des Berichterstatters und Teamleiters in einer Maßnahme
Maßnahmen, die durch Terminserien erzeugt wurden, erhalten automatisch durch bestimmte Einstellungen beim verwendeten Produkt den Anfrager bzw. den Teamleiter, das durchführende Unternehmen und die Personen zugeordnet. Diese Zuordnung folgt folgender Regel:
Im PlugIn „Anfrage“ der erzeugten Maßnahme wird als Berichterstatter diejenige Person eingetragen, die im Modul „Produktstatus“ als Verantwortlicher für das der Terminserie zugeordnete Produkt benannt wurde.
Im PlugIn „Aufgaben“ wird unter „Durchführung“ das Unternehmen bzw. der Teamleiter automatisch eingetragen. Dafür wird die Arbeitsvorlage beim verwendeten Produkt herangezogen, die die gleiche Kategorie hat wie die Terminserie. Wurde bei dieser Arbeit im Modul „Arbeiten“ der Algorithmus „Gebäudeverantwortliche hinzufügen“ eingetragen, so wird in der Maßnahme als Teamleiter die Person zugeordnet, die für das Gebäude verantwortlich ist, in dem das Produkt angelegt ist, und zwar für das gleiche Gewerk wie in der Arbeitsvorlage eingestellt ist.
Hinweis: Der Gebäudeverantwortliche wird im Modul „Gebäudeinformation“ für das selektierte Gebäude auf der Registerkarte „Verantwortliche“ eingetragen.
Ist jedoch für das Gewerk der Arbeitsvorlage kein Verantwortlicher eingetragen oder der Algorithmus wurde nicht auf den Gebäudeverantwortlichen gesetzt, so werden der Teamleiter und das Unternehmen aus der Arbeit übernommen, die in der Maßnahme eingetragen wurde.
Gibt es beim Produkt bzw. bei der Produktart keine Arbeitsvorlage mit derselben Kategorie wie die der Terminserie, so wird auf die Standardarbeit zurückgegriffen, die beim Anlegen der Terminserie angegeben wurde. Auch hier wird bei der Arbeit zunächst geschaut, ob der Algorithmus „Gebäudeverantwortliche hinzufügen“ gewählt wurde. Wenn ja, wird zuerst geprüft, ob als Verantwortlicher für das Gewerk der Arbeit eine Person beim Gebäude eingetragen wurde. Wenn nicht, wird der Teamleiter bzw. das Unternehmen, das bei der Arbeit der Terminserie eingetragen ist, übernommen.
Im Folgenden wird die Zuordnung des Teamleiters und des Unternehmens in einer Maßnahme, die aus einer Terminserie stammt, anschaulich dargestellt:
Ermittlung des Verantwortlichen einer Maßnahme
Terminserie bearbeiten
Eine angelegte Terminserie können Sie nur dann bearbeiten, wenn der Terminserie keine Produkte zugeordnet sind.
Klicken Sie dazu das Modul „Terminserien“ an. Aus der Liste aller Terminserien selektieren Sie nun die gewünschte Terminserie. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“. Nun erhalten Sie die Registerkarte „Terminserie“ und können alle Angaben über den Button "Ändern" bearbeiten.
Wurde bereits mindestens ein Produkt der Terminserie hinzugefügt, so müssen Sie zunächst alle zugeordneten Pordukte löschen, bevor Sie Änderungen an der Terminserie vornehmen können.
Initiale Maßnahme pro Produkt erzeugen
Werden bei einer Terminserie viele Produkte zugewiesen, dann werden am ersten Tag, oder bei späterem Zuordnen von Produkten während der Terminserie, viele Maßnahmen auf einmal fällig. Bei kleineren Maßnahmen kann dies durchaus gewünscht sein. Große Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen können meistens jedoch nicht am selben Tag durchgeführt werden. Hierfür gibt es in sMOTIVE die Möglichkeit, für jedes Produkt das Datum der initialen, also der ersten, Maßnahme anzugeben.
Gehen Sie dazu ins Modul „Produkte“. Selektieren Sie das Produkt, für das Sie die erste Maßnahme einer Terminserie terminieren wollen.
Wählen Sie die Registerkarte „Terminserien“ aus.
Selektieren Sie nun die Terminserie, für die Sie die initiale Maßnahme angeben möchten. Es werden die Details zur Terminserie angezeigt. Ganz unten wird bei „Initiale Maßnahme erzeugen für:“ ein Datum ausgegeben – das Startdatum der Terminserie. Möchten Sie dieses ändern, klicken Sie auf die Datumsangabe. Wählen Sie das Datum aus, an dem die erste Maßnahme zum Produkt erzeugt werden soll. Klicken Sie auf den Button „Starten“. Die Maßnahme wird für das entsprechende Produkt zum angegebenen Datum erzeugt.
Um sich die erzeugte Maßnahme anzuschauen, klicken Sie auf die nun in blau angezeigte „Anstehende Maßnahme“. Der PlugIn-Übersichtsscreen der Maßnahme wird angezeigt. Sie können die Details zur Maßnahme jedoch nur ansehen und nicht bearbeiten. Zum Bearbeiten von Maßnahmen, die aus Terminserien erzeugt wurden, wechseln Sie bitte in das entsprechende Massenbearbeitungs-Modul. Im obigen Beispiel wäre das „Maßnahmen planen“.
