Veranstaltung buchen
Aus sMOTIVE-Handbuch
Im Modul „Neue Veranstaltungen“ können Sie Konferenzräume für Veranstaltungen buchen. Eine Veranstaltung kann eine einfache Besprechung oder aber ein komplexes Event mit mehreren Teilnehmern und verschiedenen zusätzlichen Maßnahmen darstellen. Für die Erstellung einer neuen Veranstaltung wählen Sie das Modul „Neue Veranstaltung“. Folgende Übersicht öffnet sich:
Im ersten Schritt suchen Sie einen geeigneten Konferenzraum, auf den Sie eine Veranstaltung buchen können. Dazu geben Sie das Veranstaltungsdatum und die geplante Dauer an. Klicken Sie zunächst auf das Startdatum. Es öffnet sich der Kalender. Wählen Sie den gewünschten Tag aus. Der einfache Pfeil schaltet einen Monat und der Doppelpfeil ein Jahr weiter.
Im Feld „Uhrzeit“ geben Sie die geplante Startzeit der Veranstaltung ein. Wählen Sie analog das Enddatum der Veranstaltung. Geben Sie im Feld „Dauer“ die geplante Dauer der Veranstaltung in Stunden an. So haben Sie die Möglichkeit, einen Raum zu finden, der zwischen Start- und Enddatum für die gewählte Dauer frei ist. Mit dem Button „Suchen“ rechts unten können Sie nun nach freien Räumen suchen.
Die Suche nach freien Räumen kann durch weitere Angaben eingegrenzt werden. Sie haben hierfür mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können die Suche direkt auf einen bestimmten Raum eingrenzen. Öffnen Sie hierfür den Gebäudestrukturbaum durch Anklicken des Buttons „…“ rechts neben dem Feld „Raum“.Es öffnet sich das Fenster "Lage".
Navigieren Sie zum entsprechenden Raum, und wählen Sie diesen durch Anklicken aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „OK“.
Um einen gewählten Raum wieder zu entfernen, wählen Sie den Pfeil-Button rechts neben dem Feld „Raum“. Der selektierte Raum wird entfernt.
Weiter haben Sie die Möglichkeit, sich nur Räume einer bestimmten Raumgruppe anzeigen zu lassen. Klicken Sie hierfür auf das Feld „Mandant“ und wählen aus dem Drop-Down-Menü den gewünschten Mandanten aus. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, im Drop-Down-Menü die Raumgruppe anzugeben.
Sie können außerdem angeben, dass Sie nur Räume mit einer gewissen Mindestanzahl von Sitzplätzen suchen. Tragen Sie dazu die minimale und die maximale Anzahl der Sitzplätze ein. Die minimale Anzahl entspricht hierbei der Anzahl der Teilnehmer der Veranstaltung. Die maximale Anzahl sollte eingegeben werden, damit das System einen passenden Raum wählt und nicht eine Besprechung mit 5 Teilnehmern in einer Halle für 200 Personen stattfindet.
Auch die gewünschte Sitzordnung können Sie eintragen. Klicken Sie dazu auf den Button "..." neben dem Feld "Sitzordnung". Es öffnet sich ein Filterfenster.
In diesem Fenster werden alle verfügbaren Sitzordnungen angezeigt. Selektieren Sie die gewünschte und legen Sie diese mit einem Einfachpfeil ins rechte Feld. Bestätigen Sie dann Ihre Auswahl mit "OK".
Auf die gleiche Weise kann auch die Ausstattung des Raumes ausgewählt werden. Öffnen Sie den Auswahldialog der Ausstattung.
Die hier verfügbaren Buchungsmittel wurden zuvor im Modul "Produkte" angelegt. Selektieren Sie die gewünschten und bestätigen Sie mit "OK". Sie werden entsprechend im Feld eingetragen.
Haben Sie alle notwendigen Kriterien angegeben, wählen Sie den Button „Suchen“. Es werden Ihnen all diejenigen Räume angezeigt, auf welche die eingegebenen Parameter zutreffen. Wurden keine entsprechenden Räume gefunden, können die Suchkriterien reduziert werden.Selektieren Sie den gewünschten Raum.
Mit einem Doppelklick auf einen Raum, können Sie dessen Detailinformationen ansehen. Die Produktmaske öffnet sich.
Klicken Sie auf "OK", um den Dialog zu schließen.
Wenn der Raum Ihren gewünschten Vorstellungen entspricht, haben Sie die Möglichkeit, den Raum zu reservieren oder ihn direkt zu buchen. Beim Konferenzraum im Modul "Produkte" kann allerdings auch eingestellt sein, dass ein direktes Buchen für diesen Raum nicht möglich ist. Die beiden Varianten funktionieren im Grunde gleich, bloß befindet sich beim "Direkt buchen" die Veranstaltungsmaßnahme sofort im Status "gestartet". Beim Reservieren wird sie im Status "Erfasst" angelegt. Letzteres ermöglicht es einem Verantwortlichen, noch Änderungen durchzuführen oder die Buchung zurückzuweisen.
Inhaltsverzeichnis |
Eintägige Veranstaltung
Nach dem Anklicken des Buttons "Reservieren" oder "Direkt buchen" öffnet sich die PlugIn-Übersicht. Hier sehen Sie an dem roten Viereck, dass im PlugIn "Veranstaltung" noch Informationen fehlen.
Gehen Sie in dieses PlugIn. Überprüfen Sie zunächst die Zeit, für die der Raum belegt wird. Gegebenenfalls berichtigen Sie diese bitte. In der Belegungsübersicht wird Ihnen jetzt die aktuelle Buchung angezeigt. Der blaue Teil des Balkens entspricht der gewählten Buchungsdauer, der graue Teil des Balkens davor entspricht der Rüstzeit, die für den Raum angegeben wurde.
Überschneidet sich Ihr Termin mit einem weiteren, so wird die Überschneidung mit einem roten Balken dargestellt.
Ändern Sie in diesem Fall Ihre Angaben im Uhrzeitfeld ab. Die Änderungen werden direkt im Belegungsdiagramm dargestellt.
Die Informationen in den Feldern zum Produkt wurden automatisch vom System übernommen. Geben Sie nun weitere Details zu Ihrer Veranstaltung an. Im Feld „Veranstaltung“ tragen Sie einen Namen der Veranstaltung ein und geben den Veranstalter an. Notieren Sie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Veranstalters für Rückfragen. Im Feld „Firma“ können Sie, wenn die Firma vom Veranstalter abweicht, eine solche angeben. Im Feld „Abteilung“ geben Sie die Abteilung ein, welche die Veranstaltung bucht. Um die Kosten der Veranstaltung auf eine Kostenstelle zu verrechnen, geben Sie diese im Feld „Kosten St. /Auftrag“ an. Geben Sie die teilnehmerzahl ein und überprüfen Sie das vorausgefüllte Gewerk und den Teamleiter. Schließlich können Sie noch eine Bemerkung hinzufügen.
Nachdem Sie alle Informationen einghetragen haben, klicken Sie auf "Übersicht". Sich wechseln wieder auf die PlugIn-Übersichtsseite.
Jetzt haben Sie alle Pflichtangaben gemacht. Wenn Sie keine besonderen Austattungswünsche haben, können Sie die Veranstaltungsanfrage jetzt abspeichern. Sie erhalten eine Bestätigung.
Sollten Sie zu Ihrer Veranstaltung noch Ausstattungswünsche haben, dann gehen Sie vor dem Abspeichern in das PlugIn "Buchungsmittel".
Buchungsmittel hinzufügen
Zu Ihrer Veranstaltung können Sie verschiedene Services und Produkte hinzubuchen.
Im Feld „Inventar (fest installiert)“ wird Ihnen die Ausstattung des gewählten Raumes angezeigt. Um einen Service oder ein Produkt hinzuzufügen, wählen Sie zunächst die entsprechende Registerkarte (Catering, Media, Mittagstisch oder Service) aus. Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“ oder öffnen Sie das Kontextmenü durch Klicken der rechten Maustaste und wählen dort den Punkt „Hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialog, der Ihnen die Reservierung bestätigt.
Mehrtägige Veranstaltung
Um eine mehrtägige Veranstaltung zu buchen, wählen Sie zunächst in der Übersicht der Veranstaltungsmaßnahme den Punkt „mehrtätig“. Die Ansicht der Anfrage zeigt nun die Eingabefelder für die mehrtägige Buchung.
Überprüfen Sie zunächst die Zeit, für die der Raum belegt wird. Gegebenenfalls berichtigen Sie diese bitte. In der Belegungsübersicht wird Ihnen jetzt die aktuelle Buchung angezeigt. Der blaue Teil des Balkens entspricht der gewählten Buchungsdauer, der graue Teil des Balkens davor entspricht der Rüstzeit, die für den Raum angegeben wurde.
Die Informationen in den Feldern zum Produkt werden automatisch vom System übernommen. Durch einen Klick auf „Details“ öffnet sich die Produktansicht. Bitte beachten Sie, dass das Produkt hier nur angezeigt werden kann, aber nicht bearbeitet werden kann.
Im Feld „Veranstaltung“ geben Sie jetzt für die Veranstaltung einen Namen an und im Feld „Veranstalter“ den Veranstalter. Tragen Sie in die Felder „Telefon“ und „Email“ die Angaben für Rückfragen zum Veranstalter ein. Im Feld „Firma“ können Sie, wenn die Firma vom Veranstalter abweicht, eine Firma angeben. Im Feld „Abteilung“ muss nun wieder die Abteilung angegeben werden, welche die Veranstaltung bucht. Um die Kosten der Veranstaltung auf eine Kostenstelle zu verrechnen, geben Sie diese im Feld „Kosten St. /Auftrag“ an.
Geben Sie die Anzahl der Teilnehmer an und wählen Sie aus dem DropDown-Menü die gewünschte Sitzordnung, das Gewerk und den entsprechenden Teamleiter aus. Im Feld „Bemerkungen“ können Sie weitergehende Informationen zur Veranstaltung als Freitext hinterlegen.
Wenn alle Informationen eingetragen sind, wechseln Sie zum Modul „Buchungsmittel“ mit dem Button „Buchungsmittel“ oder kehren Sie zur Übersicht mit dem Button „Übersicht“ zurück. Über den Button „Zurück“ kehren Sie ebenfalls zur Übersicht zurück, aber alle nicht gespeicherten Änderungen gehen verloren! Der Button „Speichern“ wird erst aktiv, wenn alle notwendigen Informationen in allen Untermodulen ausgefüllt sind.
Unter Buchungsmittel können Sie jetzt alle Services und Produkte zur Veranstaltung hinzubuchen, vom Catering, technischen Ausrüstung bis zur Bestellung von Mittagessen über das Speiseplanmodul.
Im Feld „Inventar (fest installiert)“ wird Ihnen die Ausstattung des gewählten Raumes angezeigt. Um einen Service oder ein Produkt hinzuzufügen, wählen Sie zunächst die entsprechende Registerkarte (Catering, Media, Mittagstisch oder Service) aus. Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialog, der Ihnen die Reservierung bestätigt.
Angebot generieren
Nachdem Sie die Veranstaltung gespeichert haben, liegt diese im Status erfasst vor. Neben der Möglichkeit, die Veranstaltung zu starten, besteht die Möglichkeit, ein Angebot zu dieser Veranstaltung zu generieren. Dazu wählen sie unter „Veranstaltungen“ die gewünschte Veranstaltung aus und wählen unten rechts „bearbeiten“. Durch Speichern der nun geöffneten Veranstaltung geht der Status über in "Angefragt", da die Veranstaltung noch nicht gestartet wurde. An dieser Stelle haben sie nun die Möglichkeit ein Angebot zu erstellen.
Wählen Sie dazu „Angebot“. Das Angebot wird erstellt und ist nun im Modul „Angebote“ vorhanden.
