Veranstaltung zuweisen

Aus sMOTIVE-Handbuch

Aktuelle Version vom 10. August 2015, 12:48 Uhr

Modul "Veranstaltungen"

Im Modul „Veranstaltungen“ können Teamleiter Buchungen von Konferenzräumen einsehen und bearbeiten.
Gehen Sie in das Modul „Veranstaltungen“. Dort werden alle angelegten Veranstaltungen für den am oberen Bildschirmrand eingestellten Zeitraum aufgelistet.

Modul "Veranstaltungen"

Wurde eine Veranstaltung im Modul "Neue Veranstaltung" angefragt, so hat sie den Status „Erfasst“. Bei einer direkten Buchung wird der Status der Veranstaltungsanfrage auf „Gestartet“ gesetzt.

Zurückweisen bzw. Abbrechen einer Veranstaltung

Kann oder soll eine geplante Veranstaltung nicht stattfinden, dann weisen Sie diese zurück. Selektieren Sie dazu die Veranstaltungsanfrage und klicken Sie auf den Button „Zurückweisen“.

Zurückweisen einer Veranstaltung

Befindet sich die Anfrage bereits im Status „Gestartet“ oder „Rückgemeldet“, ist der Button „Abbrechen“ statt dem Button „Zurückweisen“ vorhanden. Benutzen Sie diesen im beschriebenen Fall.

Verschieben einer Veranstaltung

Soll die Veranstaltung verschoben werden, selektieren Sie die Veranstaltungsanfrage und klicken Sie auf den Button „Verschieben“. Die bisherige Anfrage erhält dadurch den Status „Verschoben“ und eine neue Anfrage mit den gleichen Eigenschaften wird im Status „Erfasst“ erzeugt und deren PlugIn-Übersichtsseite angezeigt.

PlugIn-Übersichtsseite

Gehen Sie in das PlugIn „Veranstaltung“ und ändern Sie dort das Datum bzw. die Uhrzeit ab.

Veränderte Uhrzeit

Speichern Sie. Sie kehren damit wieder auf die PlugIn-Übersichtsseite zurück. Mit dem Button „Zurück“ kommen Sie wieder auf den Übersichtsseite aller Veranstaltungen.

Übersichtsseite nach Verschieben einer Veranstaltung

Bearbeiten einer Veranstaltung

Führen Sie einen Doppelklick auf die Veranstaltung aus, um sie zu bearbeiten. Sie gelangen auf die PlugIn-Übersichtsseite der Veranstaltungsanfrage.

PlgIn-Übersichtsseite einer Veranstaltungsanfage

Darauf werden Ihnen die wichtigsten Informationen angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke Sie auf das entsprechende PlugIn. Ihnen wird die Detailseite angezeigt. Im PlugIn "Veranstaltung" werden z.B. alle Buchungsinformationen zur Veranstaltung aufgelistet.

Detailseite des PlugIns "Veranstaltung"

In Status „Erfasst“ können Sie noch alle Angaben editieren. Speichern Sie anschließend.
Im PlugIn „Kostenverrechnung“ wurden bisher noch keine Angaben gemacht. Diese können Sie nun ergänzen.

PlugIn "Kostenverrechnung"

Hier können Sie die Kostenart, die Kostenstelle oder den Kostenträger für verschiedene Posten angeben oder das Budget, das durch die Kosten belastet werden soll. Speichern Sie nach einer Änderung. Über den Zurück-Button gelangen Sie wieder auf die Übersichtsliste.

Veranstaltung anfragen

Nach der Prüfung aller Angaben können Sie die Veranstaltung in den Status „Angefragt“ versetzen. Klicken sie dazu auf den Button „Anfragen“. Der Button „Angebot“ wird dadurch sichtbar.

Angefragte Veranstaltungsanfrage

Angebot zu einer Veranstaltung erstellen

Lediglich im Status „Angefragt“ einer Veranstaltungsanfrage ist es möglich, ein Angebot zur Durchführung der Veranstaltung zu erstellen. Klicken Sie auf dazu auf den Button „Angebot“. Im Hintergrund wird das Angebot angelegt. Sie können dieses einsehen, sofern Ihnen das Modul „Angebote“ zur Verfügung steht. Wechseln Sie in dieses Modul. Das erstellte Angebot wird Ihnen angezeigt.

Modul "Angebote"

Selektieren Sie das Angebot und klicken Sie auf „Bearbeiten“.

Angebot zur Veranstaltung

Der erste Posten beinhaltet die Veranstaltungsdaten. Im zweiten können Sie die Kosten für die Raum- und Buchungsmittelmiete auflisten.

Leistungsverzeichnis

Weitere Kosten können nach Belieben hinzugefügt werden. Gehen Sie hier wie bei der Bearbeitung von Angeboten beschrieben vor.

Starten einer Veranstaltungsanfrage

Sie können die Veranstaltungsanfrage starten, wenn alle Angaben korrekt sind und die Veranstaltung im gewählten Konferenzraum stattfinden kann und soll. Dazu selektieren Sie diese und klicken Sie auf „Bearbeiten“ oder führen Sie einen Doppelklick auf die Anfrage aus. Sie befinden sich auf der PlugIn-Übersichtsseite. Klicken Sie nun auf den Button „Starten“. Der Status der Anfrage ändert sich auf „Gestartet“.

Gestartete Veranstaltungsanfrage

Im Status „Gestartet“ lassen sich das Veranstaltungsdatum und die -uhrzeit nicht mehr ändern. Sie können die Anfrage wie gewohnt bearbeiten:
Sie können im PlugIn „Personen“ Mitarbeiter hinzufügen, die dann ihrerseits unter „Meine Arbeiten“ Personal- und Materialaufwand eintragen können.

Hinzufügen von Personen

Ab dem Status „Gestartet“ ist die Anfrage in „Meine Arbeiten“ für die durchführenden Personen verfügbar.

Modul "Meine Arbeiten"

Personal- und Materialaufwand können wie üblich eingetragen werden. Danach kann der Sachbearbeiter die Veranstaltung rückmelden.

Veranstaltung rückmelden

Wenn die Veranstaltung durchgeführt wurde und alle Kosten eingetragen wurden, kann der Teamleiter die Anfrage (endgültig) rückmelden.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dafür alle Pflichtangaben vorhanden sein müssen.
Klicken Sie dazu auf den Button „Rückmelden“.

Rückgemeldete Veranstaltungsanfrage

Es können keine Angaben mehr verändert werden.

Veranstaltung abschließen

Nachdem alle Belege und Kosten abgerechnet wurden, können Sie die Veranstaltungsanfrage abschließen.

Abgeschlossene Veranstaltungsanfrage