Veranstaltung zuweisen

Aus sMOTIVE-Handbuch

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		+	= Modul "Veranstaltungen"<br>  =
		+	Im Modul „Veranstaltungen“ können Teamleiter Buchungen von Konferenzräumen einsehen und bearbeiten.<br>Gehen Sie in das Modul „Veranstaltungen“. Dort werden alle angelegten Veranstaltungen für den am oberen Bildschirmrand eingestellten Zeitraum aufgelistet.<br>
		+	<br>
		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten01.jpg|frame|center|Modul "Veranstaltungen"]]<br>
-	Als Teamleiter können Sie eine erstellte Veranstaltung unter dem Punkt „Arbeiten zuweisen“ einsehen.	+	Wurde eine Veranstaltung im Modul "Neue Veranstaltung" angefragt, so hat sie den Status „Erfasst“. Bei einer direkten Buchung wird der Status der Veranstaltungsanfrage auf „Gestartet“ gesetzt.<br>
-	[[File:Veranstaltung zuweisen_image0.png|center|frame|Zuweisen der Veranstaltung über „Arbeiten zuweisen“]]	+	== Zurückweisen bzw. Abbrechen einer Veranstaltung ==
-	Sie haben die Möglichkeit, die Anfrage zurückzuweisen oder zu bearbeiten. Mit der Wahl des Bearbeitens öffnet sich eine spezifische Bearbeitungsmaske für die Veranstaltung.	+	Kann oder soll eine geplante Veranstaltung nicht stattfinden, dann weisen Sie diese zurück. Selektieren Sie dazu die Veranstaltungsanfrage und klicken Sie auf den Button „Zurückweisen“.<br>
		+	<br>
-	[[File:Veranstaltung zuweisen_image1.png|center|frame|Bearbeitungsmaske Zuweisen der Veranstaltung]]	+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten02.jpg|frame|center|Zurückweisen einer Veranstaltung]]<br>
-	Jeder der einzelnen Abschnitte kann individuell bearbeitet werden.	+	Befindet sich die Anfrage bereits im Status „Gestartet“ oder „Rückgemeldet“, ist der Button „Abbrechen“ statt dem Button „Zurückweisen“ vorhanden. Benutzen Sie diesen im beschriebenen Fall.
-	Der erste Abschnitt ist die „Veranstaltung“. Er öffnet sich nach dem Anklicken auf das Symbol des Schriftblockes rechts oben. Folgende Bearbeitungsmaske.	+	== Verschieben einer Veranstaltung  ==
		+	Soll die Veranstaltung verschoben werden, selektieren Sie die Veranstaltungsanfrage und klicken Sie auf den Button „Verschieben“. Die bisherige Anfrage erhält dadurch den Status „Verschoben“ und eine neue Anfrage mit den gleichen Eigenschaften wird im Status „Erfasst“ erzeugt und deren PlugIn-Übersichtsseite angezeigt.<br>
-	[[File:Veranstaltung zuweisen_image2.png|center|frame|Bearbeitungsmaske Veranstaltung]]	+	<br>
-	Im oberen Teil können Sie das gebuchte Datum mit der dazugehörigen Zeit und die Belegung des Raumes einsehen. Darunter wird der gebuchte Raum mit Standort, dem zugeordneten Produkt sowie dem Mandant, angezeigt. Durch Anklicken von „Details“ bekommen Sie die Detailinformationen zum Produkt. Im unteren Bereich des Formulars werden Ihnen die Informationen zur Veranstaltung angezeigt. Alle Felder können von Ihnen bearbeitet und verändert werden.	+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten03.jpg|frame|center|PlugIn-Übersichtsseite]]
-	Wenn Sie die notwendigen Änderungen vorgenommen haben, gibt es zwei Möglichkeiten, die anderen Masken zu bearbeiten. Entweder Sie gehen mit dem Button „Übersicht“ wieder zurück und wählen in der Übersicht den nächsten Punkt oder Sie benutzen den Button „Nächste“ und kommen direkt in die folgende Bearbeitungsmaske.	+	<br>
		+	Gehen Sie in das PlugIn „Veranstaltung“ und ändern Sie dort das Datum bzw. die Uhrzeit ab.<br>
-	[[File:Veranstaltung zuweisen_image3.png|center|frame|Zuweisen von Maßnahmen und Aufgaben]]	+	<br>
-	In dieser Bearbeitungsmaske kann eine Maßnahme mit den dazugehörigen Aufgaben ausgewählt oder geändert werden. Die Vorlage wird über den Button „Vorlage…“ ausgesucht. Über dem Button „Aufgaben…“ können direkt Aufgaben hinzugewählt werden.	+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten03a.jpg|frame|center|Veränderte Uhrzeit]]<br>
		+	Speichern Sie. Sie kehren damit wieder auf die PlugIn-Übersichtsseite zurück. Mit dem Button „Zurück“ kommen Sie wieder auf den Übersichtsseite aller Veranstaltungen.<br>
-	[[File:Veranstaltung zuweisen_image4.png|center|frame|Auswahl einer Maßnahme]]	+	<br>
-	Im letzten Schritt kann eine Kostenstelle neu zugewiesen werden. Die Kostenstelle dient zur gerechten Verrechnung der Kosten. Jetzt kann die Veranstaltung gestartet werden.	+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten03b.jpg|frame|center|Übersichtsseite nach Verschieben einer Veranstaltung]]<br>
		+	== Bearbeiten einer Veranstaltung<br>  ==
-	[[File:Veranstaltung zuweisen_image5.png|center|frame|Änderung der Kostenstelle]]	+	Führen Sie einen Doppelklick auf die Veranstaltung aus, um sie zu bearbeiten. Sie gelangen auf die PlugIn-Übersichtsseite der Veranstaltungsanfrage.<br>
-	Mit dem Start der Veranstaltung werden die Arbeiten den jeweiligen Personen zugewiesen. Der Benutzer, der die Veranstaltung startet, bekommt vom Webportal folgende Bestätigung angezeigt.	+	<br>
		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten04.jpg|frame|center|PlgIn-Übersichtsseite einer Veranstaltungsanfage]]<br>
-	[[File:Veranstaltung zuweisen_image6.png|center|frame|Bestätigung der gestarteten Veranstaltung]]	+	Darauf werden Ihnen die wichtigsten Informationen angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke Sie auf das entsprechende PlugIn. Ihnen wird die Detailseite angezeigt. Im PlugIn "Veranstaltung" werden z.B. alle Buchungsinformationen zur Veranstaltung aufgelistet.
-	{{footer}}	+	<br>
-	{{Seite|Unterabschnitt von=Veranstaltungsmanagement}}	+
		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten05.jpg|frame|center|Detailseite des PlugIns "Veranstaltung"]]<br>
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		+	In Status „Erfasst“ können Sie noch alle Angaben editieren. Speichern Sie anschließend. <br>Im PlugIn „Kostenverrechnung“ wurden bisher noch keine Angaben gemacht. Diese können Sie nun ergänzen.<br>
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		+	<br>
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		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten06.jpg|frame|center|PlugIn "Kostenverrechnung"]]<br>
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		+	Hier können Sie die Kostenart, die Kostenstelle oder den Kostenträger für verschiedene Posten angeben oder das Budget, das durch die Kosten belastet werden soll. Speichern Sie nach einer Änderung. Über den Zurück-Button gelangen Sie wieder auf die Übersichtsliste.
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		+	== Veranstaltung anfragen  ==
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		+	Nach der Prüfung aller Angaben können Sie die Veranstaltung in den Status „Angefragt“ versetzen. Klicken sie dazu auf den Button „Anfragen“. Der Button „Angebot“ wird dadurch sichtbar.<br>
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		+	[[Image:Veranstaltung_bearbeiten06b.jpg|frame|center|Angefragte Veranstaltungsanfrage]]
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		+	== Angebot zu einer Veranstaltung erstellen  ==
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		+	Lediglich im Status „Angefragt“ einer Veranstaltungsanfrage ist es möglich, ein Angebot zur Durchführung der Veranstaltung zu erstellen. Klicken Sie auf dazu auf den Button „Angebot“. Im Hintergrund wird das Angebot angelegt. Sie können dieses einsehen, sofern Ihnen das Modul „Angebote“ zur Verfügung steht. Wechseln Sie in dieses Modul. Das erstellte Angebot wird Ihnen angezeigt.<br>
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		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten07.jpg|frame|center|Modul "Angebote"]]<br>
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		+	Selektieren Sie das Angebot und klicken Sie auf „Bearbeiten“.<br><br>
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		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten08.jpg|frame|center|Angebot zur Veranstaltung]]<br>
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		+	Der erste Posten beinhaltet die Veranstaltungsdaten. Im zweiten können Sie die Kosten für die Raum- und Buchungsmittelmiete auflisten. <br>
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		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten09.jpg|frame|center|Leistungsverzeichnis]]<br>
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		+	Weitere Kosten können nach Belieben hinzugefügt werden. Gehen Sie hier wie bei der Bearbeitung von Angeboten beschrieben vor.
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		+	== Starten einer Veranstaltungsanfrage  ==
		+
		+	Sie können die Veranstaltungsanfrage starten, wenn alle Angaben korrekt sind und die Veranstaltung im gewählten Konferenzraum stattfinden kann und soll. Dazu selektieren Sie diese und klicken Sie auf „Bearbeiten“ oder führen Sie einen Doppelklick auf die Anfrage aus. Sie befinden sich auf der PlugIn-Übersichtsseite. Klicken Sie nun auf den Button „Starten“. Der Status der Anfrage ändert sich auf „Gestartet“.<br>
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		+	<br>[[Image:Veranstaltung bearbeiten10.jpg|frame|center|Gestartete Veranstaltungsanfrage]]<br>
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		+	Im Status „Gestartet“ lassen sich das Veranstaltungsdatum und die -uhrzeit nicht mehr ändern. Sie können die Anfrage wie gewohnt bearbeiten:<br>Sie können im PlugIn „Personen“ Mitarbeiter hinzufügen, die dann ihrerseits unter „Meine Arbeiten“ Personal- und Materialaufwand eintragen können.<br>
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		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten11.jpg|frame|center|Hinzufügen von Personen]]<br>
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		+	Ab dem Status „Gestartet“ ist die Anfrage in „Meine Arbeiten“ für die durchführenden Personen verfügbar.<br>
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		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten12.jpg|frame|center|Modul "Meine Arbeiten"]]<br>
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		+	Personal- und Materialaufwand können wie üblich eingetragen werden. Danach kann der Sachbearbeiter die Veranstaltung rückmelden. <br>
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		+	== Veranstaltung rückmelden<br>  ==
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		+	Wenn die Veranstaltung durchgeführt wurde und alle Kosten eingetragen wurden, kann der Teamleiter die Anfrage (endgültig) rückmelden. <br>Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dafür alle Pflichtangaben vorhanden sein müssen.<br>Klicken Sie dazu auf den Button „Rückmelden“.<br>
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		+	<br>
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		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten14.jpg|frame|center|Rückgemeldete Veranstaltungsanfrage]]<br>
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		+	Es können keine Angaben mehr verändert werden.
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		+	== Veranstaltung abschließen  ==
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		+	Nachdem alle Belege und Kosten abgerechnet wurden, können Sie die Veranstaltungsanfrage abschließen.<br>
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		+	[[Image:Veranstaltung bearbeiten15.jpg|frame|center|Abgeschlossene Veranstaltungsanfrage]]
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Aktuelle Version vom 10. August 2015, 12:48 Uhr

Inhaltsverzeichnis 1 Modul "Veranstaltungen" 1.1 Zurückweisen bzw. Abbrechen einer Veranstaltung 1.2 Verschieben einer Veranstaltung 1.3 Bearbeiten einer Veranstaltung 1.4 Veranstaltung anfragen 1.5 Angebot zu einer Veranstaltung erstellen 1.6 Starten einer Veranstaltungsanfrage 1.7 Veranstaltung rückmelden 1.8 Veranstaltung abschließen

Modul "Veranstaltungen"

Im Modul „Veranstaltungen“ können Teamleiter Buchungen von Konferenzräumen einsehen und bearbeiten.
Gehen Sie in das Modul „Veranstaltungen“. Dort werden alle angelegten Veranstaltungen für den am oberen Bildschirmrand eingestellten Zeitraum aufgelistet.

Wurde eine Veranstaltung im Modul "Neue Veranstaltung" angefragt, so hat sie den Status „Erfasst“. Bei einer direkten Buchung wird der Status der Veranstaltungsanfrage auf „Gestartet“ gesetzt.

Zurückweisen bzw. Abbrechen einer Veranstaltung

Kann oder soll eine geplante Veranstaltung nicht stattfinden, dann weisen Sie diese zurück. Selektieren Sie dazu die Veranstaltungsanfrage und klicken Sie auf den Button „Zurückweisen“.

Befindet sich die Anfrage bereits im Status „Gestartet“ oder „Rückgemeldet“, ist der Button „Abbrechen“ statt dem Button „Zurückweisen“ vorhanden. Benutzen Sie diesen im beschriebenen Fall.

Verschieben einer Veranstaltung

Soll die Veranstaltung verschoben werden, selektieren Sie die Veranstaltungsanfrage und klicken Sie auf den Button „Verschieben“. Die bisherige Anfrage erhält dadurch den Status „Verschoben“ und eine neue Anfrage mit den gleichen Eigenschaften wird im Status „Erfasst“ erzeugt und deren PlugIn-Übersichtsseite angezeigt.

Gehen Sie in das PlugIn „Veranstaltung“ und ändern Sie dort das Datum bzw. die Uhrzeit ab.

Speichern Sie. Sie kehren damit wieder auf die PlugIn-Übersichtsseite zurück. Mit dem Button „Zurück“ kommen Sie wieder auf den Übersichtsseite aller Veranstaltungen.

Bearbeiten einer Veranstaltung

Führen Sie einen Doppelklick auf die Veranstaltung aus, um sie zu bearbeiten. Sie gelangen auf die PlugIn-Übersichtsseite der Veranstaltungsanfrage.

Darauf werden Ihnen die wichtigsten Informationen angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke Sie auf das entsprechende PlugIn. Ihnen wird die Detailseite angezeigt. Im PlugIn "Veranstaltung" werden z.B. alle Buchungsinformationen zur Veranstaltung aufgelistet.

In Status „Erfasst“ können Sie noch alle Angaben editieren. Speichern Sie anschließend.
Im PlugIn „Kostenverrechnung“ wurden bisher noch keine Angaben gemacht. Diese können Sie nun ergänzen.

Hier können Sie die Kostenart, die Kostenstelle oder den Kostenträger für verschiedene Posten angeben oder das Budget, das durch die Kosten belastet werden soll. Speichern Sie nach einer Änderung. Über den Zurück-Button gelangen Sie wieder auf die Übersichtsliste.

Veranstaltung anfragen

Nach der Prüfung aller Angaben können Sie die Veranstaltung in den Status „Angefragt“ versetzen. Klicken sie dazu auf den Button „Anfragen“. Der Button „Angebot“ wird dadurch sichtbar.

Angebot zu einer Veranstaltung erstellen

Lediglich im Status „Angefragt“ einer Veranstaltungsanfrage ist es möglich, ein Angebot zur Durchführung der Veranstaltung zu erstellen. Klicken Sie auf dazu auf den Button „Angebot“. Im Hintergrund wird das Angebot angelegt. Sie können dieses einsehen, sofern Ihnen das Modul „Angebote“ zur Verfügung steht. Wechseln Sie in dieses Modul. Das erstellte Angebot wird Ihnen angezeigt.

Selektieren Sie das Angebot und klicken Sie auf „Bearbeiten“.

Der erste Posten beinhaltet die Veranstaltungsdaten. Im zweiten können Sie die Kosten für die Raum- und Buchungsmittelmiete auflisten.

Weitere Kosten können nach Belieben hinzugefügt werden. Gehen Sie hier wie bei der Bearbeitung von Angeboten beschrieben vor.

Starten einer Veranstaltungsanfrage

Sie können die Veranstaltungsanfrage starten, wenn alle Angaben korrekt sind und die Veranstaltung im gewählten Konferenzraum stattfinden kann und soll. Dazu selektieren Sie diese und klicken Sie auf „Bearbeiten“ oder führen Sie einen Doppelklick auf die Anfrage aus. Sie befinden sich auf der PlugIn-Übersichtsseite. Klicken Sie nun auf den Button „Starten“. Der Status der Anfrage ändert sich auf „Gestartet“.

Im Status „Gestartet“ lassen sich das Veranstaltungsdatum und die -uhrzeit nicht mehr ändern. Sie können die Anfrage wie gewohnt bearbeiten:
Sie können im PlugIn „Personen“ Mitarbeiter hinzufügen, die dann ihrerseits unter „Meine Arbeiten“ Personal- und Materialaufwand eintragen können.

Ab dem Status „Gestartet“ ist die Anfrage in „Meine Arbeiten“ für die durchführenden Personen verfügbar.

Personal- und Materialaufwand können wie üblich eingetragen werden. Danach kann der Sachbearbeiter die Veranstaltung rückmelden.

Veranstaltung rückmelden

Wenn die Veranstaltung durchgeführt wurde und alle Kosten eingetragen wurden, kann der Teamleiter die Anfrage (endgültig) rückmelden.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dafür alle Pflichtangaben vorhanden sein müssen.
Klicken Sie dazu auf den Button „Rückmelden“.

Es können keine Angaben mehr verändert werden.

Veranstaltung abschließen

Nachdem alle Belege und Kosten abgerechnet wurden, können Sie die Veranstaltungsanfrage abschließen.