Veranstaltung buchen

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Im Modul „Neue Veranstaltungen“ können Sie neue Veranstaltungen buchen. Eine Veranstaltung kann eine einfache Besprechung oder aber ein komplexes Event mit mehreren Teilnehmern und verschiedenen zusätzlichen Maßnahmen darstellen. Für die Erstellung einer neuen Veranstaltung wählen Sie das Modul „Neue Veranstaltung“. Folgende Übersicht öffnet sich.
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Im Modul „Neue Veranstaltungen“ können Sie Konferenzräume für Veranstaltungen buchen. Eine Veranstaltung kann eine einfache Besprechung oder aber ein komplexes Event mit mehreren Teilnehmern und verschiedenen zusätzlichen Maßnahmen darstellen. Für die Erstellung einer neuen Veranstaltung wählen Sie das Modul „Neue Veranstaltung“. Folgende Übersicht öffnet sich:
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 0.png|frame|center|Übersicht neue Veranstaltung]]  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung01.jpg|frame|center|Modul "Neue Veranstaltung"]]  
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Im ersten Schritt müssen Sie beim Anlegen einer neuen Veranstaltung das Veranstaltungsdatum und die geplante Dauer festlegen. Selektieren Sie das Startdatum durch Anklicken des Datum-Buttons. Es öffnet sich die Kalenderauswahl. Navigieren Sie zum entsprechenden Tag, wobei der einfache Pfeil einen Monat und der Doppelpfeil ein Jahr weiter schaltet.
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 1.png|frame|center|Datumsauswahl]]
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Im ersten Schritt suchen Sie einen geeigneten Konferenzraum, auf den Sie eine Veranstaltung buchen können. Dazu geben Sie das Veranstaltungsdatum und die geplante Dauer an. Klicken Sie zunächst auf das Startdatum. Es öffnet sich der Kalender. Wählen Sie den gewünschten Tag aus. Der einfache Pfeil schaltet einen Monat und der Doppelpfeil ein Jahr weiter.  
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Wählen Sie den gewünschten Tag durch Anklicken aus. Im Feld „Uhrzeit“ geben Sie die geplante Startzeit der Veranstaltung ein. Wählen Sie nun analog das Enddatum der Veranstaltung. Geben Sie im Feld „Dauer“ die geplante Dauer der Veranstaltung in Stunden an. So haben Sie die Möglichkeit, einen Raum zu finden, der zwischen Start- und Enddatum für die gewählte Dauer frei ist. Mit dem Button „Suchen“ rechts unten können Sie nun nach möglichen Räumen suchen.  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung02.jpg|frame|center|Datumsauswahl]]
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Die Suche nach freien Räumen kann durch weitere Detaillierung der Angaben eingegrenzt werden. Sie haben hierfür mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können die Suche direkt auf einen bestimmten Raum eingrenzen. Öffnen Sie hierfür den Gebäudestrukturbaum durch Anklicken des Buttons „…“ rechts neben dem Feld „Raum“.
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 2.png|frame|center|Gebäudestrukturbaum]]
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Im Feld „Uhrzeit“ geben Sie die geplante Startzeit der Veranstaltung ein. Wählen Sie analog das Enddatum der Veranstaltung. Geben Sie im Feld „Dauer“ die geplante Dauer der Veranstaltung in Stunden an. So haben Sie die Möglichkeit, einen Raum zu finden, der zwischen Start- und Enddatum für die gewählte Dauer frei ist. Mit dem Button „Suchen“ rechts unten können Sie nun nach freien Räumen suchen.  
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Navigieren Sie zum entsprechenden Raum und wählen diesen durch Anklicken aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „OK“ oder verwerfen Sie diese mit dem Button „Abbrechen“. Um einen gewählten Raum wieder zu entfernen wählen Sie den Pfeil-Button rechts neben dem Feld „Raum“. Der selektierte Raum wird entfernt.  
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Die Suche nach freien Räumen kann durch weitere Angaben eingegrenzt werden. Sie haben hierfür mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können die Suche direkt auf einen bestimmten Raum eingrenzen. Öffnen Sie hierfür den Gebäudestrukturbaum durch Anklicken des Buttons „…“ rechts neben dem Feld „Raum“.Es öffnet sich das Fenster "Lage".<br>
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Weiter haben Sie die Möglichkeit, sich Räume und Produkte anzeigen zu lassen, die bestimmten Mandanten zugeordnet sind. Klicken Sie hierfür auf das Feld „Mandant“ und wählen aus dem Drop-Down-Menü den gewünschten Mandant aus. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, im Drop-Down-Menü den gewünschten Standort auszuwählen.  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung03.jpg|frame|center|Gebäudestrukturbaum]]
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 3.png|frame|center|Mandanten und Standorte]]
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Im der Auswahl der Sitzplätze müssen Sie die minimale und die maximale Anzahl der Sitzplätze angeben. Die minimale Anzahl entspricht hierbei der Anzahl der Teilnehmer der Veranstaltung. Die maximale Anzahl sollte eingeben werden, damit das System einen entsprechend großen Raum wählt und nicht eine Besprechung mit 5 Teilnehmern in einer Halle für 200 Personen stattfindet.  
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Navigieren Sie zum entsprechenden Raum, und wählen Sie diesen durch Anklicken aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „OK“. <br>
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 4.png|frame|center|Angabe der Sitzplätze]]  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung04.jpg|frame|center|Buchungskriterien]]  
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Ist eine bestimmte Sitzordnung erwünscht, so kann diese im nächsten Schritt ausgewählt werden. Mit dem Klicken auf den Button „…“ öffnet sich folgende Auswahlmaske.
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Sitzordnung
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Um einen gewählten Raum wieder zu entfernen, wählen Sie den Pfeil-Button rechts neben dem Feld „Raum“. Der selektierte Raum wird entfernt.
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Die Sitzordnung kann durch das Markieren der gewünschten Form erfolgen und muss mit Hilfe des Einfachpfeils selektiert werden. Mit dem Betätigen des Doppelpfeils werden alle Formen selektiert und dem Raum zugeordnet. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „OK“ oder verwerfen Sie diese mit „Abbrechen“.  
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Weiter haben Sie die Möglichkeit, sich nur Räume einer bestimmten Raumgruppe anzeigen zu lassen. Klicken Sie hierfür auf das Feld „Mandant“ und wählen aus dem Drop-Down-Menü den gewünschten Mandanten aus. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, im Drop-Down-Menü die Raumgruppe anzugeben.  
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Nach der Auswahl der Sitzordnung kann auch die Ausstattung auf die gleiche Weise ausgewählt werden. Öffnen Sie den Auswahldialog der Ausstattung.  
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Sie können außerdem angeben, dass Sie nur Räume mit einer gewissen Mindestanzahl von Sitzplätzen suchen. Tragen Sie dazu die minimale und die maximale Anzahl der Sitzplätze ein. Die minimale Anzahl entspricht hierbei der Anzahl der Teilnehmer der Veranstaltung. Die maximale Anzahl sollte eingegeben werden, damit das System einen passenden Raum wählt und nicht eine Besprechung mit 5 Teilnehmern in einer Halle für 200 Personen stattfindet.  
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 5.png|frame|center|Auswahl gewünschte Ausstattung]]
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Auch die gewünschte Sitzordnung können Sie eintragen. Klicken Sie dazu auf den Button "..." neben dem Feld "Sitzordnung". Es öffnet sich ein Filterfenster.<br>  
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Die Kategorien der zu wählenden Ausstattung entsprechen den in der Produktstruktur angelegten Ebenen.
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung05.jpg|frame|center|Angabe der gewünschten Sitzordnung]]
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 6.png|frame|center|Ergebnis der definierten Suche]]
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Sind alle notwendigen Parameter eingepflegt, wählen Sie den Button „Suchen“. Es werden Ihnen all diejenigen Räume angezeigt, auf welche die eingegebenen Parameter zutreffen. Wurden keine entsprechenden Räume gefunden, können die Suchkriterien reduziert werden, um freie Räume zu finden. Wurde ein entsprechender Raum gefunden, kann dieser über einen Doppelklick ausgewählt werden.  
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In diesem Fenster werden alle verfügbaren Sitzordnungen angezeigt. Selektieren Sie die gewünschte und legen Sie diese mit einem Einfachpfeil ins rechte Feld. Bestätigen Sie dann Ihre Auswahl mit "OK".<br>
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Die Produktmaske öffnet sich. Sie haben die Möglichkeit, die Eigenschaften des ausgewählten Raumes auf den einzelnen Registerkarten einzusehen, um eine genauere Auswahl des richtigen Raumes treffen zu können. Änderungen sind jedoch nur über das Modul „Produkte“ möglich.  
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Auf die gleiche Weise kann auch die Ausstattung des Raumes ausgewählt werden. Öffnen Sie den Auswahldialog der Ausstattung.  
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 7.png|frame|center|Produktmaske]]  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung06.jpg|frame|center|Auswahl der gewünschten Ausstattung]]  
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Schließen Sie die Produktansicht mit dem Button „OK“ oder „Abbrechen“.
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Wenn der Raum Ihren gewünschten Vorstellungen entspricht, haben Sie die Möglichkeit, den Raum durch Anklicken des Buttons „Reservieren“ zu reservieren. Es öffnet sich die Übersicht des Buchungsdialogs.  
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Die hier verfügbaren Buchungsmittel wurden zuvor im Modul "Produkte" angelegt. Selektieren Sie die gewünschten und bestätigen Sie mit "OK". Sie werden entsprechend im Feld eingetragen.<br>
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 8.png|frame|center|Übersicht Buchungsdialog]]  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung07.jpg|frame|center|Ergebnis der definierten Suche]]  
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In der Bearbeitungsmaske sehen Sie in der Übersicht, welche Arbeitsschritte in welchem Bearbeitungsstatus sind. Das rote Rechteck bedeutet, dass im Unterschritt noch alle zwingenden Angaben fehlen. Das gelbe Rechteck mit einem Punkt bedeutet, dass im Unterschritt noch einige zwingende Angaben fehlen, andere jedoch schon eingetragen sind. Das grüne Rechteck mit zwei Punkten bedeutet, dass alle notwendigen Informationsfelder ausgefüllt sind.
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Im Unterpunkt "Veranstaltungsdaten" müssen Sei nun zuerst wählen, ob es sich um eine ein- oder mehrtägige Veranstaltung handelt. Klicken Sie hierfür auf den entsprechenden Radiobutton unterhalb Buchungsdaten.  
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Haben Sie alle notwendigen Kriterien angegeben, wählen Sie den Button „Suchen“. Es werden Ihnen all diejenigen Räume angezeigt, auf welche die eingegebenen Parameter zutreffen. Wurden keine entsprechenden Räume gefunden, können die Suchkriterien reduziert werden.Selektieren Sie den gewünschten Raum.<br>
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung08.jpg|frame|center|Gefundener Konferenzraum]]
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Mit einem Doppelklick auf einen Raum, können Sie dessen Detailinformationen ansehen. Die Produktmaske öffnet sich.  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung09.jpg|frame|center|Details zum Konferenzraum]]
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Klicken Sie auf "OK", um den Dialog zu schließen.
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Wenn der Raum Ihren gewünschten Vorstellungen entspricht, haben Sie die Möglichkeit, den Raum zu reservieren oder ihn direkt zu buchen. Beim Konferenzraum im Modul "Produkte" kann allerdings auch eingestellt sein, dass ein direktes Buchen für diesen Raum nicht möglich ist. Die beiden Varianten funktionieren im Grunde gleich, bloß befindet sich beim "Direkt buchen" die Veranstaltungsmaßnahme sofort im Status "gestartet". Beim Reservieren wird sie im Status "Erfasst" angelegt. Letzteres ermöglicht es einem Verantwortlichen, noch Änderungen durchzuführen oder die Buchung zurückzuweisen.<br>
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== Eintägige Veranstaltung  ==
== Eintägige Veranstaltung  ==
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Überprüfen Sie zunächst die Zeit, für die der Raum belegt wird. Gegebenenfalls berichtigen Sie diese bitte. In der Belegungsübersicht wir Ihnen jetzt die aktuelle Buchung angezeigt. Der blaue Teil des Balkens entspricht der gewählten Buchungsdauer, der graue Teil des Balkens davor entspricht der Rüstzeit, die für den Raum angegeben wurde.  
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Nach dem Anklicken des Buttons "Reservieren" oder "Direkt buchen" öffnet sich die PlugIn-Übersicht. Hier sehen Sie an dem roten Viereck, dass im PlugIn "Veranstaltung" noch Informationen fehlen.  
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 9.png|frame|center|Übersicht Veranstaltung]]  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung10.jpg|frame|center|Übersicht Veranstaltung]]  
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 10.png|frame|center|Terminüberschneidung]]
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-
Überschneidet sich Ihr Termin mit einem weiteren, so wird die Überschneidung als roter Balken dargestellt. Ändern Sie Ihre Angaben im Uhrzeitfeld ab, die Änderungen werden Ihnen direkt im Belegungsdiagramm dargestellt.  
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Gehen Sie in dieses PlugIn. Überprüfen Sie zunächst die Zeit, für die der Raum belegt wird. Gegebenenfalls berichtigen Sie diese bitte. In der Belegungsübersicht wird Ihnen jetzt die aktuelle Buchung angezeigt. Der blaue Teil des Balkens entspricht der gewählten Buchungsdauer, der graue Teil des Balkens davor entspricht der Rüstzeit, die für den Raum angegeben wurde. <br>
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 11.png|frame|center|Produktübersicht]]  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung11.jpg|frame|center|Terminüberschneidung]]  
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Die Informationen in den Feldern zum Produkt werden automatisch vom System übernommen.
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Im Feld „Veranstaltung“ müssen Sie jetzt für die Veranstaltung einen Namen als Freitext vergeben und ebenso im Feld „Veranstalter“ den Veranstalter eintragen. Tragen Sie in die Felder „Telefon“ und „Email“ die Angaben für Rückfragen zum Veranstalter ein. Im Feld „Firma“ können Sie, wenn die Firma vom Veranstalter abweicht, eine Firma angeben. Im Feld „Abteilung“ muss nun wieder die Abteilung angegeben werden, welche die Veranstaltung bucht. Um die Kosten der Veranstaltung auf eine Kostenstelle zu verrechnen, geben Sie diese im Feld „Kosten St. /Auftrag“ an.  
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Überschneidet sich Ihr Termin mit einem weiteren, so wird die Überschneidung mit einem roten Balken dargestellt. <br>
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 12.png|frame|center|Veranstaltungsdaten]]
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Geben Sie die Anzahl der Teilnehmer an und wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die gewünschte Sitzordnung, das Gewerk und dann den entsprechenden Teamleiter aus. Im Feld „Bemerkungen“ können Sie weitergehende Informationen zur Veranstaltung als Freitext hinterlegen.
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[[Image:Neue Veranstaltung13.jpg|frame|center|Darstellung bei der Überschneidung von Raumbuchungen]]<br>
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Wenn alle Informationen eingetragen sind, wechseln Sie zum Modul „Buchungsmittel“ mit dem Button „Buchungsmittel <font face="'Wingdings'">à</font>“ oder kehren Sie zur Übersicht mit dem Button „Übersicht“ zurück. Durch Klicken des Buttons „Zurück“ kehren Sie ebenfalls zur Übersicht zurück, alle nicht gespeicherten Änderungen gehen jedoch verloren! Der Button „Speichern“ wird erst aktiv, wenn alle notwendigen Informationen in allen Untermodulen ausgefüllt sind.  
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Ändern Sie in diesem Fall Ihre Angaben im Uhrzeitfeld ab. Die Änderungen werden direkt im Belegungsdiagramm dargestellt.<br>
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Unter Buchungsmittel können Sie jetzt alle Services und Produkte zur Veranstaltung hinzu buchen, vom Catering, der technischen Ausrüstung bis zur Bestellung von Mittagessen über das Speiseplanmodul.  
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Die Informationen in den Feldern zum Produkt wurden automatisch vom System übernommen. Geben Sie nun weitere Details zu Ihrer Veranstaltung an. Im Feld „Veranstaltung“ tragen Sie einen Namen der Veranstaltung ein und geben den Veranstalter an. Notieren Sie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Veranstalters für Rückfragen. Im Feld „Firma“ können Sie, wenn die Firma vom Veranstalter abweicht, eine solche angeben. Im Feld „Abteilung“ geben Sie die Abteilung ein, welche die Veranstaltung bucht. Um die Kosten der Veranstaltung auf eine Kostenstelle zu verrechnen, geben Sie diese im Feld „Kosten St. /Auftrag“ an. Geben Sie die Teilnehmerzahl ein und überprüfen Sie das vorausgefüllte Gewerk und den Teamleiter. Schließlich können Sie noch eine Bemerkung hinzufügen.<br>
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 13.png|frame|center|Übersicht Buchungsmittel]]  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung12.jpg|frame|center|Angaben zur Buchung]]  
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Im Feld „Inventar (fest installiert)“ wird Ihnen die Ausstattung des gewählten Raumes angezeigt. Um einen Service oder ein Produkt hinzuzufügen wählen Sie zunächst die entsprechende Registerkarte (Catering, Media, Mittagstisch oder Service). Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“ oder öffnen das Kontextmenü durch Klicken der rechten Maustaste und wählen dort den Punkt „Hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialog, der Ihnen die Reservierung bestätigt.
+
<br>
-
<br> [[Image:Veranstaltung buchen 14.png|frame|center|Reservierungsbestätigung]]
+
Nachdem Sie alle Informationen einghetragen haben, klicken Sie auf "Übersicht". Sie wechseln wieder auf die PlugIn-Übersichtsseite.<br>  
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== Mehrtägige Veranstaltung  ==
+
<br> [[Image:Neue Veranstaltung14.jpg|frame|center|Veranstaltungsdaten]]
-
Um eine mehrtägige Veranstaltung zu buchen, wählen Sie zunächst in der Übersicht der Veranstaltungsmaßnahme den Punkt „mehrtätig“. Die Ansicht der Anfrage zeigt nun die Eingabefelder für die mehrtägige Buchung.
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 15.png|frame|center|Übersicht mehrtägige Veranstaltung]]
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Jetzt sind alle Pflichtangaben vorhanden. Wenn Sie keine besonderen Austattungswünsche haben, können Sie die Veranstaltungsanfrage jetzt abspeichern. Sie erhalten eine Bestätigung.  
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Überprüfen Sie zunächst die Zeit, für die der Raum belegt wird. Gegebenenfalls berichtigen Sie diese bitte. In der Belegungsübersicht wir Ihnen jetzt die aktuelle Buchung angezeigt. Der blaue Teil des Balkens entspricht der gewählten Buchungsdauer, der graue Teil des Balkens davor entspricht der Rüstzeit, die für den Raum angegeben wurde.
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung15.jpg|frame|center|Übersicht der Buchungsmittel]]
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 16.png|frame|center|Übersicht Veranstaltung]]
 
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 17.png|frame|center|Produktübersicht]]
 
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Die Informationen in den Feldern zum Produkt werden automatisch vom System übernommen. Durch einen Klick auf „Details“ öffnet sich die Produktansicht. Bitte beachten Sie, dass das Produkt hier nur angezeigt werden kann, aber nicht bearbeitet werden kann.  
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Sollten Sie zu Ihrer Veranstaltung noch Ausstattungswünsche haben, dann gehen Sie vor dem Abspeichern in das PlugIn "Buchungsmittel".<br>
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Im Feld „Veranstaltung“ müssen Sie jetzt für die Veranstaltung einen Namen als Freitext vergeben und ebenso im Feld „Veranstalter“ den Veranstalter eintragen. Tragen Sie in die Felder „Telefon“ und „Email“ die Angaben für Rückfragen zum Veranstalter ein. Im Feld „Firma“ können Sie, wenn die Firma vom Veranstalter abweicht, eine Firma angeben. Im Feld „Abteilung“ muss nun wieder die Abteilung angegeben werden, welche die Veranstaltung bucht. Um die Kosten der Veranstaltung auf eine Kostenstelle zu verrechnen, geben Sie diese im Feld „Kosten St. /Auftrag“ an.
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=== Buchungsmittel hinzufügen  ===
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 18.png|frame|center|Veranstaltungsdaten]]
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Zu Ihrer Veranstaltung können Sie verschiedene Services und Produkte hinzubuchen.  
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Geben Sie die Anzahl der Teilnehmer an und wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die gewünschte Sitzordnung, das Gewerk und dann den entsprechenden Teamleiter aus. Im Feld „Bemerkungen“ können Sie weitergehende Informationen zur Veranstaltung als Freitext hinterlegen.  
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Im Feld „Inventar (fest installiert)“ wird Ihnen die fest installierte Ausstattung des gewählten Raumes angezeigt. <br>
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Wenn alle Informationen eingetragen sind, wechseln Sie zum Modul „Buchungsmittel“ mit dem Button „Buchungsmittel <font face="'Wingdings'">à</font>“ oder kehren Sie zur Übersicht mit dem Button „Übersicht“ zurück. Durch klicken des Buttons „Zurück“ kehren Sie ebenfalls zur Übersicht zurück, alle nicht gespeicherten Änderungen gehen jedoch verloren! Der Button „Speichern“ wird jedoch erst aktiv, wenn alle notwendigen Informationen in allen Untermodulen ausgefüllt sind.  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung16.jpg|frame|center|Buchungsmittel]]
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Unter Buchungsmittel können Sie jetzt alle Services und Produkte zur Veranstaltung hinzubuchen, vom Catering, technischen Ausrüstung bis zur Bestellung von Mittagessen über das Speiseplanmodul.
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 19.png|frame|center|Übersicht Buchungsmittel]]
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Um ein Buchungsmittel mitzubuchen, klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialogfenster.<br>  
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Im Feld „Inventar (fest installiert)“ wird Ihnen die Ausstattung des gewählten Raumes angezeigt. Um einen Service oder ein Produkt hinzuzufügen wählen Sie zunächst die entsprechende Registerkarte (Catering, Media, Mittagstisch oder Service). Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“ oder öffnen das Kontextmenü durch Klicken der rechten Maustaste und wählen dort den Punkt „Hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialog, der Ihnen die Reservierung bestätigt.  
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[[Image:Neue Veranstaltung17.jpg|frame|center|Verfügbare Buchungsmittel]]
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Hier können Sie nun die Buchungsmittel hinzufügen, die beim gewählten Konferenzraum verfügbar sind. Klappen Sie dazu das DropDown-Feld auf.
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[[Image:Neue Veranstaltung18.jpg|frame|center|Auswahl des gewünschten Buchungsmittels]]
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Wählen Sie das gewünschte Buchungsmittel aus und tragen Sie die Anzahl ein. Beachten Sie hierbei, dass die Anzahl nicht die "verfügbare Anzahl" überschreiten darf. Klicken Sie abschließend auf "OK".
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[[Image:Neue Veranstaltung19.jpg|frame|center|Ausgewählte Buchungsmittel]]
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Das ausgewählte Buchungsmittel wird angezeigt. Auf die gleiche Weise können Sie weitere Buchungsmittel hinzufügen.
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Haben Sie alle Ausstattungsmerkmale angegeben, klicken Sie auf "Übersicht" und speichern Sie anschließend Ihre Veranstaltungsanfrage.  
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== Mehrtägige Veranstaltung  ==
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 20.png|frame|center|Reservierungsbestätigung]]
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Um eine mehrtägige Veranstaltung zu buchen, geben Sie den Anfangs- und Endtag an. Geben Sie die Dauer ein. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Suchkriterien und klicken Sie dann auf "Suchen".  
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== Angebot generieren  ==
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung20.jpg|frame|center|Mehrtägige Veranstaltung]]
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Nachdem Sie die Veranstaltung gespeichert haben, liegt diese im Status erfasst vor. Neben der Möglichkeit, die Veranstaltung zu starten, besteht die Möglichkeit, ein Angebot zu dieser Veranstaltung zu generieren. Dazu wählen sie unter „Veranstaltungen“ die gewünschte Veranstaltung aus und wählen unten rechts „bearbeiten“. Durch speichern der nun geöffneten Veranstaltung geht der Status über in Angefragt, da die Veranstaltung noch nicht gestartet wurde. An dieser Stelle haben sie nun die Möglichkeit ein Angebot zu erstellen.  
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Die verfügbaren Konferenzräume werden angezeigt. Selektieren Sie einen und klicken Sie auf "Reservieren" oder "Direkt buchen". <br>
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<br> [[Image:Veranstaltung buchen 21.png|frame|center|Übersicht Veranstaltung]]  
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<br> [[Image:Neue Veranstaltung21.jpg|frame|center|Übersicht der Veranstaltung]]  
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Wählen Sie dazu „Angebot“. Das Angebot wird erstellt und ist nun unter „Angebote“ aufgelistet.
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<br> Nun gehen Sie wie in der Buchung einer eintägigen Veranstaltung vor.<br>

Aktuelle Version vom 25. Juni 2015, 11:23 Uhr


Im Modul „Neue Veranstaltungen“ können Sie Konferenzräume für Veranstaltungen buchen. Eine Veranstaltung kann eine einfache Besprechung oder aber ein komplexes Event mit mehreren Teilnehmern und verschiedenen zusätzlichen Maßnahmen darstellen. Für die Erstellung einer neuen Veranstaltung wählen Sie das Modul „Neue Veranstaltung“. Folgende Übersicht öffnet sich:


Modul "Neue Veranstaltung"
Modul "Neue Veranstaltung"


Im ersten Schritt suchen Sie einen geeigneten Konferenzraum, auf den Sie eine Veranstaltung buchen können. Dazu geben Sie das Veranstaltungsdatum und die geplante Dauer an. Klicken Sie zunächst auf das Startdatum. Es öffnet sich der Kalender. Wählen Sie den gewünschten Tag aus. Der einfache Pfeil schaltet einen Monat und der Doppelpfeil ein Jahr weiter.


Datumsauswahl
Datumsauswahl


Im Feld „Uhrzeit“ geben Sie die geplante Startzeit der Veranstaltung ein. Wählen Sie analog das Enddatum der Veranstaltung. Geben Sie im Feld „Dauer“ die geplante Dauer der Veranstaltung in Stunden an. So haben Sie die Möglichkeit, einen Raum zu finden, der zwischen Start- und Enddatum für die gewählte Dauer frei ist. Mit dem Button „Suchen“ rechts unten können Sie nun nach freien Räumen suchen.

Die Suche nach freien Räumen kann durch weitere Angaben eingegrenzt werden. Sie haben hierfür mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können die Suche direkt auf einen bestimmten Raum eingrenzen. Öffnen Sie hierfür den Gebäudestrukturbaum durch Anklicken des Buttons „…“ rechts neben dem Feld „Raum“.Es öffnet sich das Fenster "Lage".


Gebäudestrukturbaum
Gebäudestrukturbaum


Navigieren Sie zum entsprechenden Raum, und wählen Sie diesen durch Anklicken aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „OK“.


Buchungskriterien
Buchungskriterien


Um einen gewählten Raum wieder zu entfernen, wählen Sie den Pfeil-Button rechts neben dem Feld „Raum“. Der selektierte Raum wird entfernt.

Weiter haben Sie die Möglichkeit, sich nur Räume einer bestimmten Raumgruppe anzeigen zu lassen. Klicken Sie hierfür auf das Feld „Mandant“ und wählen aus dem Drop-Down-Menü den gewünschten Mandanten aus. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, im Drop-Down-Menü die Raumgruppe anzugeben.

Sie können außerdem angeben, dass Sie nur Räume mit einer gewissen Mindestanzahl von Sitzplätzen suchen. Tragen Sie dazu die minimale und die maximale Anzahl der Sitzplätze ein. Die minimale Anzahl entspricht hierbei der Anzahl der Teilnehmer der Veranstaltung. Die maximale Anzahl sollte eingegeben werden, damit das System einen passenden Raum wählt und nicht eine Besprechung mit 5 Teilnehmern in einer Halle für 200 Personen stattfindet.

Auch die gewünschte Sitzordnung können Sie eintragen. Klicken Sie dazu auf den Button "..." neben dem Feld "Sitzordnung". Es öffnet sich ein Filterfenster.


Angabe der gewünschten Sitzordnung
Angabe der gewünschten Sitzordnung


In diesem Fenster werden alle verfügbaren Sitzordnungen angezeigt. Selektieren Sie die gewünschte und legen Sie diese mit einem Einfachpfeil ins rechte Feld. Bestätigen Sie dann Ihre Auswahl mit "OK".

Auf die gleiche Weise kann auch die Ausstattung des Raumes ausgewählt werden. Öffnen Sie den Auswahldialog der Ausstattung.


Auswahl der gewünschten Ausstattung
Auswahl der gewünschten Ausstattung


Die hier verfügbaren Buchungsmittel wurden zuvor im Modul "Produkte" angelegt. Selektieren Sie die gewünschten und bestätigen Sie mit "OK". Sie werden entsprechend im Feld eingetragen.


Ergebnis der definierten Suche
Ergebnis der definierten Suche


Haben Sie alle notwendigen Kriterien angegeben, wählen Sie den Button „Suchen“. Es werden Ihnen all diejenigen Räume angezeigt, auf welche die eingegebenen Parameter zutreffen. Wurden keine entsprechenden Räume gefunden, können die Suchkriterien reduziert werden.Selektieren Sie den gewünschten Raum.


Gefundener Konferenzraum
Gefundener Konferenzraum


Mit einem Doppelklick auf einen Raum, können Sie dessen Detailinformationen ansehen. Die Produktmaske öffnet sich.


Details zum Konferenzraum
Details zum Konferenzraum


Klicken Sie auf "OK", um den Dialog zu schließen.

Wenn der Raum Ihren gewünschten Vorstellungen entspricht, haben Sie die Möglichkeit, den Raum zu reservieren oder ihn direkt zu buchen. Beim Konferenzraum im Modul "Produkte" kann allerdings auch eingestellt sein, dass ein direktes Buchen für diesen Raum nicht möglich ist. Die beiden Varianten funktionieren im Grunde gleich, bloß befindet sich beim "Direkt buchen" die Veranstaltungsmaßnahme sofort im Status "gestartet". Beim Reservieren wird sie im Status "Erfasst" angelegt. Letzteres ermöglicht es einem Verantwortlichen, noch Änderungen durchzuführen oder die Buchung zurückzuweisen.


Eintägige Veranstaltung

Nach dem Anklicken des Buttons "Reservieren" oder "Direkt buchen" öffnet sich die PlugIn-Übersicht. Hier sehen Sie an dem roten Viereck, dass im PlugIn "Veranstaltung" noch Informationen fehlen.


Übersicht Veranstaltung
Übersicht Veranstaltung


Gehen Sie in dieses PlugIn. Überprüfen Sie zunächst die Zeit, für die der Raum belegt wird. Gegebenenfalls berichtigen Sie diese bitte. In der Belegungsübersicht wird Ihnen jetzt die aktuelle Buchung angezeigt. Der blaue Teil des Balkens entspricht der gewählten Buchungsdauer, der graue Teil des Balkens davor entspricht der Rüstzeit, die für den Raum angegeben wurde.


Terminüberschneidung
Terminüberschneidung


Überschneidet sich Ihr Termin mit einem weiteren, so wird die Überschneidung mit einem roten Balken dargestellt.


Darstellung bei der Überschneidung von Raumbuchungen
Darstellung bei der Überschneidung von Raumbuchungen

Ändern Sie in diesem Fall Ihre Angaben im Uhrzeitfeld ab. Die Änderungen werden direkt im Belegungsdiagramm dargestellt.

Die Informationen in den Feldern zum Produkt wurden automatisch vom System übernommen. Geben Sie nun weitere Details zu Ihrer Veranstaltung an. Im Feld „Veranstaltung“ tragen Sie einen Namen der Veranstaltung ein und geben den Veranstalter an. Notieren Sie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Veranstalters für Rückfragen. Im Feld „Firma“ können Sie, wenn die Firma vom Veranstalter abweicht, eine solche angeben. Im Feld „Abteilung“ geben Sie die Abteilung ein, welche die Veranstaltung bucht. Um die Kosten der Veranstaltung auf eine Kostenstelle zu verrechnen, geben Sie diese im Feld „Kosten St. /Auftrag“ an. Geben Sie die Teilnehmerzahl ein und überprüfen Sie das vorausgefüllte Gewerk und den Teamleiter. Schließlich können Sie noch eine Bemerkung hinzufügen.


Angaben zur Buchung
Angaben zur Buchung


Nachdem Sie alle Informationen einghetragen haben, klicken Sie auf "Übersicht". Sie wechseln wieder auf die PlugIn-Übersichtsseite.


Veranstaltungsdaten
Veranstaltungsdaten


Jetzt sind alle Pflichtangaben vorhanden. Wenn Sie keine besonderen Austattungswünsche haben, können Sie die Veranstaltungsanfrage jetzt abspeichern. Sie erhalten eine Bestätigung.


Übersicht der Buchungsmittel
Übersicht der Buchungsmittel


Sollten Sie zu Ihrer Veranstaltung noch Ausstattungswünsche haben, dann gehen Sie vor dem Abspeichern in das PlugIn "Buchungsmittel".

Buchungsmittel hinzufügen

Zu Ihrer Veranstaltung können Sie verschiedene Services und Produkte hinzubuchen.

Im Feld „Inventar (fest installiert)“ wird Ihnen die fest installierte Ausstattung des gewählten Raumes angezeigt.


Buchungsmittel
Buchungsmittel


Um ein Buchungsmittel mitzubuchen, klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialogfenster.


Verfügbare Buchungsmittel
Verfügbare Buchungsmittel


Hier können Sie nun die Buchungsmittel hinzufügen, die beim gewählten Konferenzraum verfügbar sind. Klappen Sie dazu das DropDown-Feld auf.


Auswahl des gewünschten Buchungsmittels
Auswahl des gewünschten Buchungsmittels


Wählen Sie das gewünschte Buchungsmittel aus und tragen Sie die Anzahl ein. Beachten Sie hierbei, dass die Anzahl nicht die "verfügbare Anzahl" überschreiten darf. Klicken Sie abschließend auf "OK".


Ausgewählte Buchungsmittel
Ausgewählte Buchungsmittel


Das ausgewählte Buchungsmittel wird angezeigt. Auf die gleiche Weise können Sie weitere Buchungsmittel hinzufügen.

Haben Sie alle Ausstattungsmerkmale angegeben, klicken Sie auf "Übersicht" und speichern Sie anschließend Ihre Veranstaltungsanfrage.

Mehrtägige Veranstaltung

Um eine mehrtägige Veranstaltung zu buchen, geben Sie den Anfangs- und Endtag an. Geben Sie die Dauer ein. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Suchkriterien und klicken Sie dann auf "Suchen".


Mehrtägige Veranstaltung
Mehrtägige Veranstaltung

Die verfügbaren Konferenzräume werden angezeigt. Selektieren Sie einen und klicken Sie auf "Reservieren" oder "Direkt buchen".


Übersicht der Veranstaltung
Übersicht der Veranstaltung


Nun gehen Sie wie in der Buchung einer eintägigen Veranstaltung vor.

Von „http://service.smotive.de/handbuch/index.php/Veranstaltung_buchen“