Veranstaltungsprodukt

Aus sMOTIVE-Handbuch

Version vom 1. Juli 2011, 14:29 Uhr (Quelltext anzeigen) WikiBot (Diskussion | Beiträge) (Bot: Automated text replacement (-{{Seite|Benötigt Adminschulung=| +{{Seite|Benötigt Adminschulung=false|)) ← Zum vorherigen Versionsunterschied		Aktuelle Version vom 25. Juni 2015, 11:10 Uhr (Quelltext anzeigen) Afl (Diskussion | Beiträge)
(Der Versionsvergleich bezieht 23 dazwischenliegende Versionen mit ein.)
Zeile 1:		Zeile 1:
-	{{header}}	+	{{Seite
		+	|Unterabschnitt von=Veranstaltung
		+	|Sortierschlüssel=01
		+	|Benötigt Adminschulung=False
		+	}}
		+	Eine Veranstaltungsanfrage, also die Reservierung oder die Buchung eines Konferenzraums erfolgt in sMOTIVE auf einen Konferenzraum. Das heißt, dass zunächst Konferenzräume angelegt werden müssen, bevor mit den Modulen "Neue Veranstaltung" oder "Veranstaltungen" gearbeitet werden kann. <br>
-	Das Anlegen von neuen Konferenzräumen erfolgt im Web Portal unter dem Modul „Produkte“. Möchten Sie einen neuen Konferenzraum anlegen, so muss zunächst ein Mandanten gewählt werden, unter dem der Konferenzraum in der Struktur angelegt wird. Der Veranstaltungskalender zu einem Konferenzraum wird direkt zum Konferenzraumprodukt zugeordnet. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, einen physikalischen Raum mehreren Konferenzraumprodukten zuzuordnen. So können Sie z. B. bei einem großen Konferenzraum, der aus drei einzelnen Teilräumen, welche durch herausnehmbare Trennwände  getrennt sind, jeden einzelnen Teilraum als ein Produkt definieren und jeweils die Kombination aus 2 Teilräumen sowie einem Produkt, das alle drei Räume einschließt erstellen.	+	Unter einem Konferenzraum versteht man dabei ein Produkt, dem ein oder mehrere Räume (Raumteile) zugeordnet werden, der einen Raumverantwortlichen besitzt, bei dem mögliche Sitzordnungen angegeben sind, der bestimmte Buchungsmittel enthält und einige weitere Eigenschaften hat.
		+	Die Buchungszeiten eines Konferenzraums werden dabei direkt beim Konferenzraumprodukt geführt und nicht beim zugeordneten Raum. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, dass ein physikalischer Raum mehreren Konferenzraumprodukten zugeordnet werden kann. Das ist dann sinnvoll, wenn z.B. ein großer Raum vorhanden ist, der sich abtrennen lässt und der sich dadurch auch nur teilweise nutzen lässt. Jeder einzelne Teilraum kann als Konferenzraum-Produkt angelegt werden und auch jeweils die Kombination von Teilräumen oder der gesamte Raum. <br>
-	[[Image:Veranstaltungsprodukt_0.png|center|frame|Produktübersicht Konferenzraum]]	+	Ein Konferenzraum kann nur im Modul "Produkte" unterhalb einer Raumgruppe erzeugt werden.
-	Die einzelnen Konferenzräume sind in Raumgruppen zusammengefasst. Diese Raumgruppen können etwa die Konferenzräume innerhalb eines Gebäudes darstellen, die Räume in einer Raumgruppe können aber auch auf mehrere Gebäude verteilt sein. Die Struktur der Raumgruppen muss zu Beginn des Projektes festgelegt werden.	+	Gehen Sie ins Modul "Produkte". Ist noch keine Raumgruppe vorhanden, zu der der neue Konferenzraum passt, dann legen Sie zunächst eine neue an. <br>
-	==Anlegen von Raumgruppen==	+	<br> [[Image:Veranstaltungsprodukt01.jpg|frame|center|Produktübersicht]]
-	Für das Anlegen einer Raumgruppe öffnen Sie das Kontextmenü durch Klicken der rechten Maustaste. Im Menü wählen Sie den Punkt „Raumgruppe“. Folgende Eingabemaske öffnet sich. Hier können alle Angaben zur Raumgruppe getätigt werden.	+	<br>
		+	<br>
-	[[Image:Veranstaltungsprodukt_1.png|center|frame|Raumgruppe „Registerkarte Allgemein“]]	+	== Anlegen von Raumgruppen  ==
-	Füllen Sie die Felder in den einzelnen Registerkarten aus.	+	Für das Anlegen einer Raumgruppe selektieren Sie zunächst den Mandanten, zu dem diese gehören soll. Klicken Sie auf den Mandanten mit der rechten Maustaste. Das Kontextmenü öffnet sich. Wählen Sie darin "Neu" und dann „Raumgruppe“ aus. <br>
-	==Raumgruppe editieren==	+	<br> [[Image:Veranstaltungsprodukt02.jpg|frame|center|Raumgruppe „Registerkarte Allgemein“]]
-	Um eine Raumgruppe zu editieren, wählen Sie die entsprechende Gruppe im Modul „Produkte“ aus. Editieren Sie in der rechten Spalte die Einträge. Speichern Sie Ihre Änderungen mit „Speichern“ oder verwerfen Sie Ihre Änderungen mit dem Button „Rücksetzen“. Änderungen, die Sie nicht gespeichert haben, werden nicht übernommen.	+	<br>
-	==Raumgruppe Löschen==	+	Folgende Eingabemaske öffnet sich. Hier können alle Angaben zur Raumgruppe eingegeben werden.&nbsp;
-	Um eine Raumgruppe zu löschen, klicken Sie in der mittleren Spalte mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Raumgruppe. Es öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie dort „Löschen“ aus. Es folgt eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit „OK“ bestätigen müssen, um den Eintrag zu löschen. Brechen Sie die Löschung durch den Button „Abbrechen“ ab. Die Löschung ist nicht wieder herzustellen, alle Daten, die Sie zur Raumgruppe eingetragen haben, verfallen.	+	<br>
		+	[[Image:Veranstaltungsprodukt03.jpg|frame|center|Eingabemaske für die neue Raumgruppe]]
-	[[Image:Veranstaltungsprodukt_2.png|center|frame|Raumgruppe löschen]]
-	==Anlegen von Konferenzräumen==
-	Unter einer Raumgruppe können jetzt Konferenzräume angelegt werden. Dies erfolgt auf die gleiche Art und Weise, wie das Anlegen einer Raumgruppe. Wählen Sie eine Raumgruppe und klicken Sie im Kontextmenü den Punkt „Neu“ und dort „Konferenzraum“. Es öffnet sich eine produktspezifische Eingabemaske.	+	Füllen Sie mindestens die beiden Pflichtfelder "Name"&nbsp;und "Produktart" aus.
		+	Sollten keine speziellen Produktarten für unterschiedliche Arten von Raumgruppen vorhanden sein, dann belassen Sie die Einstellung auf der Standard-Produktart für Raumgruppen "Standard (0)".Speichern Sie. Die Raumgruppe wird angelegt.<br>
-	[[Image:Veranstaltungsprodukt_3.png|center|frame|Produkteigenschaften Konferenzraum Rauminformation]]	+	<br>
-	===Gebäudebaumstrukturfenster===	+	== Raumgruppe editieren  ==
-	Es können nun alle wichtigen Daten zum Raum eingepflegt werden. Im ersten Feld muss ein eindeutiger Kode dem Raum vergeben werden und im zweiten Feld der Name des Konferenzraumes. Mit dem Feld „Lage“ erfolgt die Verknüpfung mit dem Gebäudeinformationssystem. Hierzu wählt man mit Hilfe des Buttons „…“ den gewünschten Raum aus der Gebäudestruktur aus.	+	Um eine Raumgruppe zu editieren, wählen Sie die entsprechende Gruppe im Modul „Produkte“ aus. Ändern Sie in der rechten Spalte die Einträge.
-	===Auswahl der Sitzordnung===	+	== Raumgruppe löschen  ==
-	Nach der Auswahl des Raumes muss für den Konferenzraum ein Teamleiter (Raumverantwortlicher) ausgewählt werden. Im nächsten Abschnitt können die zur Verfügung stehenden Sitzordnungen zugewiesen werden. Zum Beispiel eine Anordnung in Blockform oder eine Reihenbestuhlung ohne Tische.	+	Um eine Raumgruppe zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Raumgruppe. Es öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie dort „Löschen“ aus. <br>
-	===Auswahl der Medienausstattung===	+	<br> [[Image:Veranstaltungsprodukt04.jpg|frame|center|Löschen einer Raumgruppe]]
-	Im zweiten Teil kann die Medienausstattung gewählt werden. Die Medienausstattung zum Beispiel kann ein Internetanschluss sein, ein Beamer oder eine Dolmetscheranlage.
-	===Registerkarte Beschreibung===
-	Die Registerkarte Beschreibung ermöglicht es, den Konferenzraum näher zu beschreiben, mit Hilfe eines Bildes und Raumplans sowie einer Wegbeschreibung. Das Bild und der Raumplan können jeweils über den Button „…“ hochgeladen werden. Achtung: es können nur Bilder in den Formaten JPEG oder GIF verwandt werden und diese sollten eine maximale Größe von 100KB haben.	+	Es folgt eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit „OK“ bestätigen müssen. Die gelöschte Raumgruppe kann nicht wieder hergestellt werden. Alle Daten, die Sie zur Raumgruppe eingetragen haben, verfallen. <br>
-	{{footer}}	+	<br>
-	{{Seite|Benötigt Adminschulung=false|Unterabschnitt von=Veranstaltungsmanagement}}	+
		+	== Anlegen von Konferenzräumen  ==
		+
		+	Unter einer Raumgruppe können jetzt Konferenzräume angelegt werden. Selektieren Sie eine Raumgruppe und klicken Sie im Kontextmenü auf den Punkt „Neu“ und dann auf „Konferenzraum“.
		+
		+	<br> [[Image:Veranstaltungsprodukt06.jpg|frame|center|Neuanlegen eines Konferenzraums]]
		+
		+	<br>
		+
		+	Es werden Eingabefelder eingeblendet.<br>
		+
		+	<br>
		+
		+	[[Image:Veranstaltungsprodukt07.jpg|frame|center|Eingabefelder zum neuen Konferenzraum]]
		+
		+
		+
		+	Geben Sie den Kode und den Raumnamen an.
		+
		+	<br>
		+
		+	[[Image:Veranstaltungsprodukt08.jpg|frame|center|Name und Kode]]
		+
		+	<br>
		+
		+	Sollten keine speziellen Produktarten für unterschiedliche Arten von Konferenzräumen vorhanden sein, dann belassen Sie die Einstellung auf der Standard-Produktart für Konferenzräume "Standard (0)".<br>
		+
		+	Mit dem Feld „Lage“ erfolgt die Verknüpfung mit dem Gebäudeinformationssystem. Klicken Sie dazu auf den Ordner-Button beim Feld "Standort". Es öffnet sich das Fenster "Lage".<br>
		+
		+	<br>
		+
		+	[[Image:Veranstaltungsprodukt09.jpg|frame|center|Auswahl des zugehörigen Raums]]
		+
		+	<br>
		+
		+	Wählen Sie darin zunächst den Mandanten aus, unter dem die Gebäudestruktur angelegt ist. Dann navigieren Sie zu dem Raum, der als Konferenzraum diesen soll. Selektieren Sie diesen und klicken&nbsp;Sie auf "OK".
		+
		+	Geben Sie anschließend den Raumverantwortlichen an.
		+
		+	<br>
		+
		+	[[Image:Veranstaltungsprodukt10.jpg|frame|center|Angabe des Raumverantwortlichen]]
		+
		+	<br>
		+
		+	Im nächsten Abschnitt können die möglichen Sitzordnungen zugewiesen werden - zum Beispiel eine Anordnung in Blockform oder eine Reihenbestuhlung ohne Tische. Klicken Sie dazu auf den Button "Hinzufügen". Es öffnet sich das Fenster "Neue Sitzordnung".<br>
		+
		+	<br>
		+
		+	[[Image:Veranstaltungsprodukt11.jpg|frame|center|Mögliche Sitzordnungen bestimmen]]
		+
		+	<br>
		+
		+	Wählen Sie aus dem DropDown-Feld die mögliche Anordnung aus und geben Sie die Anzahl der Plätze ein. Sie können zusätzlich eine Beschreibung hinterlegen.
		+
		+	Setzen Sie einen Haken bei "Standardsitzordnung", wenn der Raum grundsätzlich mit dieser Sitzordnung augestattet ist.
		+
		+	Klicken Sie auf "OK". Die ausgewählte Sitzordnung wird eingetragen. Sie können weitere mögliche Sitzordnung nach demselben Schema hinzufügen.Im Feld "Beschreibung" können Sie noch eine textliche Beschreibung zum Konferenzraum eingeben.
		+
		+	<br>
		+
		+	[[Image:Veranstaltungsprodukt12.jpg|frame|center|Ausgefüllte Felder zum neuen Konferenzraum]]
		+
		+
		+
		+	Speichern Sie. Der Konferenzraum wird angelegt.
		+
		+	<br>
		+
		+	[[Image:Veranstaltungsprodukt13.jpg|frame|center|Neu angelegter Konferenzraum]]
		+
		+	<br>
		+
		+	Es werden mehrere Registerkarten angezeigt. Auf diesen können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen.
		+
		+	=== Weitere Registerkarten zum Konferenzraum  ===
		+
		+	Folgende [[Registerkarten Konferenzraum|Registerkarten]] stehen zur Verfügung:
		+
		+	- Konfguration
		+
		+	- Beschreibung
		+
		+	- Buchungsmittel
		+
		+	- Finanziell
		+
		+	- Räume
		+
		+	- Eigenschaften
		+
		+	- Dokumente
		+
		+	- Buchungen

---

Aktuelle Version vom 25. Juni 2015, 11:10 Uhr

Eine Veranstaltungsanfrage, also die Reservierung oder die Buchung eines Konferenzraums erfolgt in sMOTIVE auf einen Konferenzraum. Das heißt, dass zunächst Konferenzräume angelegt werden müssen, bevor mit den Modulen "Neue Veranstaltung" oder "Veranstaltungen" gearbeitet werden kann.

Unter einem Konferenzraum versteht man dabei ein Produkt, dem ein oder mehrere Räume (Raumteile) zugeordnet werden, der einen Raumverantwortlichen besitzt, bei dem mögliche Sitzordnungen angegeben sind, der bestimmte Buchungsmittel enthält und einige weitere Eigenschaften hat.

Die Buchungszeiten eines Konferenzraums werden dabei direkt beim Konferenzraumprodukt geführt und nicht beim zugeordneten Raum. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, dass ein physikalischer Raum mehreren Konferenzraumprodukten zugeordnet werden kann. Das ist dann sinnvoll, wenn z.B. ein großer Raum vorhanden ist, der sich abtrennen lässt und der sich dadurch auch nur teilweise nutzen lässt. Jeder einzelne Teilraum kann als Konferenzraum-Produkt angelegt werden und auch jeweils die Kombination von Teilräumen oder der gesamte Raum.

Ein Konferenzraum kann nur im Modul "Produkte" unterhalb einer Raumgruppe erzeugt werden.

Gehen Sie ins Modul "Produkte". Ist noch keine Raumgruppe vorhanden, zu der der neue Konferenzraum passt, dann legen Sie zunächst eine neue an.

Inhaltsverzeichnis 1 Anlegen von Raumgruppen 2 Raumgruppe editieren 3 Raumgruppe löschen 4 Anlegen von Konferenzräumen 4.1 Weitere Registerkarten zum Konferenzraum

Anlegen von Raumgruppen

Für das Anlegen einer Raumgruppe selektieren Sie zunächst den Mandanten, zu dem diese gehören soll. Klicken Sie auf den Mandanten mit der rechten Maustaste. Das Kontextmenü öffnet sich. Wählen Sie darin "Neu" und dann „Raumgruppe“ aus.

Folgende Eingabemaske öffnet sich. Hier können alle Angaben zur Raumgruppe eingegeben werden. 

Füllen Sie mindestens die beiden Pflichtfelder "Name" und "Produktart" aus.

Sollten keine speziellen Produktarten für unterschiedliche Arten von Raumgruppen vorhanden sein, dann belassen Sie die Einstellung auf der Standard-Produktart für Raumgruppen "Standard (0)".Speichern Sie. Die Raumgruppe wird angelegt.

Raumgruppe editieren

Um eine Raumgruppe zu editieren, wählen Sie die entsprechende Gruppe im Modul „Produkte“ aus. Ändern Sie in der rechten Spalte die Einträge.

Raumgruppe löschen

Um eine Raumgruppe zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Raumgruppe. Es öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie dort „Löschen“ aus.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit „OK“ bestätigen müssen. Die gelöschte Raumgruppe kann nicht wieder hergestellt werden. Alle Daten, die Sie zur Raumgruppe eingetragen haben, verfallen.

Anlegen von Konferenzräumen

Unter einer Raumgruppe können jetzt Konferenzräume angelegt werden. Selektieren Sie eine Raumgruppe und klicken Sie im Kontextmenü auf den Punkt „Neu“ und dann auf „Konferenzraum“.

Es werden Eingabefelder eingeblendet.

Geben Sie den Kode und den Raumnamen an.

Sollten keine speziellen Produktarten für unterschiedliche Arten von Konferenzräumen vorhanden sein, dann belassen Sie die Einstellung auf der Standard-Produktart für Konferenzräume "Standard (0)".

Mit dem Feld „Lage“ erfolgt die Verknüpfung mit dem Gebäudeinformationssystem. Klicken Sie dazu auf den Ordner-Button beim Feld "Standort". Es öffnet sich das Fenster "Lage".

Wählen Sie darin zunächst den Mandanten aus, unter dem die Gebäudestruktur angelegt ist. Dann navigieren Sie zu dem Raum, der als Konferenzraum diesen soll. Selektieren Sie diesen und klicken Sie auf "OK".

Geben Sie anschließend den Raumverantwortlichen an.

Im nächsten Abschnitt können die möglichen Sitzordnungen zugewiesen werden - zum Beispiel eine Anordnung in Blockform oder eine Reihenbestuhlung ohne Tische. Klicken Sie dazu auf den Button "Hinzufügen". Es öffnet sich das Fenster "Neue Sitzordnung".

Wählen Sie aus dem DropDown-Feld die mögliche Anordnung aus und geben Sie die Anzahl der Plätze ein. Sie können zusätzlich eine Beschreibung hinterlegen.

Setzen Sie einen Haken bei "Standardsitzordnung", wenn der Raum grundsätzlich mit dieser Sitzordnung augestattet ist.

Klicken Sie auf "OK". Die ausgewählte Sitzordnung wird eingetragen. Sie können weitere mögliche Sitzordnung nach demselben Schema hinzufügen.Im Feld "Beschreibung" können Sie noch eine textliche Beschreibung zum Konferenzraum eingeben.

Speichern Sie. Der Konferenzraum wird angelegt.

Es werden mehrere Registerkarten angezeigt. Auf diesen können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen.

Weitere Registerkarten zum Konferenzraum

Folgende Registerkarten stehen zur Verfügung:

- Konfguration

- Beschreibung

- Buchungsmittel

- Finanziell

- Räume

- Eigenschaften

- Dokumente

- Buchungen