Terminserien Vereinbarungen

Aus sMOTIVE-Handbuch

Version vom 16. Januar 2015, 13:39 Uhr

Terminserien mit Vereinbarungen anlegen

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie eine Terminserie anlegen, in der Vereinbarungen verwendet werden.

Terminserien mit Vereinbarungen benutzen Sie dann, wenn die Maßnahmen, die durch eine Terminserie erzeugt werden, von unterschiedlichen Personen bzw. Unternehmen abgearbeitet werden bzw. sich die Zuständigkeit im Verlauf einer Terminserie ändern wird bzw. sich ändern könnte.

Bei folgender Sachlage ist zum Beispiel die Verwendung von Terminserien mit Vereinbarungen sinnvoll:

Sie haben für die Wartung Ihrer Heizanlage einen Vertrag mit einem Wartungsunternehmen abgeschlossen, der bis zum Ende des Jahres gültig ist. Für das neue Jahr möchten Sie jedoch einen Vertrag mit einem anderen Partner schließen. Wenn Sie nun die Terminserie für diese Wartung anlegen, weisen Sie dieser eine Vereinbarung zu, die bis zum Jahresende läuft. Für das nächste Jahr legen Sie eine zweite Vereinbarung an, die die geänderten Daten enthält — neues Unternehmen, neuer Ansprechpartner u.s.w. Die Terminserie erzeugt bis zum Endzeitpunkt der ersten Vereinbarung alle Maßnahmen der Terminserie mit den Daten dieser Vereinbarung. Ab der Laufzeit der zweiten Vereinbarung werden deren Daten für die Erzeugung der weiteren Maßnahmen benutzt.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass für einen Prozess mit sich leicht verändernden Voraussetzungen nur eine Terminserie angelegt werden muss.

Anlegen einer Terminserie vom Typ „Standardprozess“ mit Vereinbarungen

Gehen Sie in das Modul „Terminserien“. Nun werden Ihnen in einer Liste alle bereits angelegten Terminserien angezeigt.

Übersichtsseite aller Terminserien

Um eine neue Terminserie mit Vereinbarungen anzulegen, öffnen Sie das Kontextmenü durch einen Klick mit der rechten Maustaste und wählen darin „Neu“ oder Sie klicken auf den Button „Neu“ rechts unten.

Sie erhalten das Eingabefenster „Neue Terminserie erstellen“.

Neue Terminserie mit Vereinbarungen anlegen

Wählen Sie den Mandanten aus und tragen Sie den Namen für die Terminserie ein. Wählen Sie anschließend den Maßnahmen-Typ „Standardprozess“ aus und bestimmen Sie die Kategorie. Setzen Sie einen Haken beim Feld „Benutze Vereinbarungen“. Klicken Sie auf den Button „OK“.

Sie erhalten nun folgendes Fenster:

Details zur neuen Terminserie angeben

Wählen Sie aus, in welchem Status eine Maßnahme dieser Terminserie erzeugt werden soll. Sie können einen der folgenden Zustände angeben: Angefragt, Geplant, Genehmigt und Gestartet.

Geben Sie den Gültigkeitszeitraum der Terminserie an, indem Sie auf die Symbole der Kalenderblätter klicken und das Start- bzw. Ende-Datum auswählen.

Wählen Sie nun eine Standardarbeit für die Maßnahmen aus, indem Sie auf das Ordnersymbol klicken. Es werden Ihnen alle im Modul „Arbeiten“ angelegten Arbeiten angeboten, die der zuvor ausgewählten Kategorie entsprechen.

Hinweis: Die hier angegebene Standardarbeit wird nur dann in den Maßnahmen der Terminserie verwendet, wenn beim Produkt, das sie der Terminserie zuordnen werden, keine Arbeitsvorlage angegeben ist. D.h. ist im Modul „Produkt“ bei dem entsprechenden Produkt eine Arbeitsvorlage zugewiesen, wird diese gegenüber der Standardarbeit der Terminserie bevorzugt und in den Maßnahmen der Terminserie zu diesem Produkt verwendet.

Bestimmen Sie nun über das Feld „Planung“, in welchem Intervall Maßnahmen aus der Terminserie erzeugt werden sollen.

Die Wiederholungs-Strategie

Geben Sie eine Wiederholungs-Strategie an. Sie können zwischen den Werten „Einzeln“ und „Fortlaufend“ wählen. „Einzeln“ bedeutet, dass das Erzeugungsdatum der ersten Maßnahme zur Berechnung der Fälligkeitstermine aller nächsten Maßnahmen gemäß des angegebenen Intervalls herangezogen wird. Bei „Fortlaufend“ wird das Startdatum der Folge-Maßnahme durch das Rückmeldedatum der letzten Maßnahme bestimmt. D.h. das Rückmeldedatum wird herangezogen, um das Startdatum der Folgemaßnahme gemäß dem angegebenen Intervall zu berechnen. Dadurch kann es zu Verschiebungen gegenüber der Wiederholungstrategie „Einzeln“ kommen, wenn z.B. Maßnahmen verfrüht oder verspätet bearbeitet und rückgemeldet werden.

Ein Beispiel dazu: Im obigen Fall wurde der Startzeitpunkt der Terminserie auf den 1.11.2010 festgelegt und die Wiederholungsstrategie „Einzeln“ eingestellt. Das Planungsintervall wurde auf „Jedes Jahr“ eingestellt. Dadurch wird die erste Maßnahme für den 1.11.2010 erzeugt und danach die zweite für den 1.11.2011, usw. Wird die erste Maßnahme nicht am 1.11.2010 rückgemeldet, sondern verspätet am 3.03.2010, hat dies bei dieser Wiederholungsstrategie keine Auswirkung. D.h. die Folge-Maßnahme bleibt auf den 1.11.2011 terminiert.

Wäre die Wiederholungs-Strategie „Fortlaufend“ ausgewählt, so würde nach dem Rückmelden der ersten Maßnahme am 3.11.2010 die zweite Maßnahme mit dem Datum 3.11.2011 erzeugt, so dass vom Rückmeldezeitpunkt der ersten Maßnahme bis zum Startdatum der folgenden Maßnahme genau das eingestellte Intervall von einem Jahr liegt.

Haben Sie die Wiederholungs-Strategie „Fortlaufend“ gewählt, so sind die nächsten drei Felder nicht relevant und können nicht editiert werden.

Die Erweiterungsstrategie

Haben Sie die Wiederholungs-Strategie „Einzeln“ gewählt, geben Sie als nächstes die Erweiterungsstrategie ein. Mit Hilfe dieser Funktionalität können Sie sich nach Starten der Terminserie einen Überblick über die demnächst anstehenden Maßnahmen verschaffen. Je nach Einstellung wird beim Start der Terminserie nicht nur jeweils die aktuelle Maßnahme pro Produkt erzeugt, sondern zusätzlich sogenannte temporäre Maßnahmen. Es handelt sich hierbei um zukünftige Maßnahmen, die gemäß des gewählten Intervalls zum Produkt anstehen. D.h. sie zeigen den Verlauf der Terminserie pro Produkt in der Zukunft auf und vereinfachen damit die Planung für den Terminserien-Verantwortlichen.

Sie können wählen zwischen „vorbestimmte Anzahl“, „bestimmter Zeitraum“ und „feste Anzahl“.

Legen Sie den Wert „vorbestimmte Anzahl“ fest, so wird beim Starten der Terminserie für das Produkt nicht nur eine Maßnahme erzeugt, sondern es werden insgesamt die Anzahl von Maßnahmen – aktuell plus temporär - erzeugt, die Sie im Feld „Anzahl“ angeben. Wird die letzte dieser Maßnahmen rückgemeldet, wird wieder die Menge an Maßnahmen erzeugt, die im Feld „Anzahl“ festgelegt wurde.

Haben Sie „feste Anzahl“ eingetragen, so liegt immer die im Feld „Anzahl“ eingetragene Menge an Maßnahmen zu einem Produkt der Terminserie vor — aktuell plus temporär. D.h. wird die erste Maßnahme einer Terminserie rückgemeldet, so wird sofort eine weitere Maßnahme nach der letzten bis dahin bestehenden temporären Maßnahme erzeugt.

Wählen Sie bei Wiederholungsstrategie „bestimmter Zeitraum“ aus, werden zusätzlich zur Startmaßnahme soviele temporäre Maßnahmen erzeugt, wie in der Zeitspanne, die im Feld „Zeitraum“ eingetragen ist, fällig werden. D.h. wählen Sie z.B. den Zeitraum „Halbes Jahr“ aus, so werden alle Maßnahmen, die gemäß der Terminserie in dem nächsten halben Jahr anfallen werden, zusätzlich zur ersten Maßnahme als temporäre Maßnahmen angelegt.

Hinweis: Temporäre Maßnahmen werden Ihnen nicht in den üblichen Massenbearbeitungsmodulen, wie z.B. „Maßnahmen planen“, angezeigt. Sie können Sie lediglich über die Registerkarte „Historie“ des Produktdetailfensters des entsprechenden Produktes einsehen.

Speichern Sie, nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Festgelegte Eigenschaften der Terminserie

Vereinbarung anlegen

Wechseln Sie nun zur Registerkarte „Vereinbarungen“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die linke Spalte, um das Kontextmenü zu erhalten, und wählen Sie darin „Neu“.

Neue Vereinbarung anlegen

Sie erhalten folgende Seite:

Details zu einer Vereinbarung angeben

Auf der rechten Seite werden Ihnen nun Eingabefelder zur neuen Vereinbarung angezeigt. Bei den meisten davon handelt es sich um Pflichtfelder.

Ist ein Vertrag mit einem Partnerunternehmen vorhanden, das die Durchführung der Maßnahmen dieser Terminserie übernimmt, so kann dieser Vertrag über den Button mit dem Ordnersymbol angegeben werden.

Auswahl eines Vertrages

Wählen Sie im Fenster „Produkt auswählen“ den entsprechenden Vertrag aus und klicken Sie auf „OK“. Der Vertragsname wird nun eingetragen und zwei Buttons werden zusätzlich zum Ordnersymbol rechts neben dem Feld sichtbar.

Nach Auswählen eines Vertrags

Mit dem ersten Button können Sie den ausgewählten Vertrag wieder löschen. Mit dem dritten Button können Sie sich die Details zum Vertrag anschauen. Klicken Sie letzteren an, erhalten Sie den Produktdetailscreen.

Produktdetails zum ausgewählten Vertrag

Hinweis: Die Produktdetails zum Vertrag können Sie hier nur anschauen und nicht bearbeiten. Um Details zu ändern oder zu ergänzen, wechseln Sie ins Modul „Produkte“.

Durch Auswählen des Vertrages werden ggf. auch in den Feldern „Name“, „Dienstleister“, „Start“ bzw. „Ende“ Werte eingetragen. Diese werden aus dem Vertrag übernommen, sofern diese dort angegeben wurden – außer es wurden bereits von Hand Werte auf diesem Screen eingetragen.

Besteht kein Vertrag zu einem Dienstleister, bleibt das Feld „Vertrag“ leer.

Geben Sie einen Namen für die Vereinbarung ein. Haben Sie einen Vertrag ausgewählt, wird dessen Name als Vereinbarungsname vorgeschlagen.

Wählen Sie anschließend die Kategorie.

Haben Sie im Feld „Vertrag“ einen solchen angegeben, so wird automatisch der Vertragspartner als Dienstleister eingetragen. Ist dieses Feld noch leer, geben Sie ein Unternehmen im Feld „Dienstleister“ an. Wählen Sie danach einen Ansprechpartner aus diesem Unternehmen aus.

Geben Sie den Preis für die Vereinbarung an. Dieser gilt für die gesamte Laufzeit der Vereinbarung über alle Maßnahmen hinweg.

Bei den Feldern „Start“ und „Ende“ definieren Sie den Zeitraum, für den die Vereinbarung gilt. Bitte beachten Sie, dass die hier eingegebenen Daten sich innerhalb des Gültigkeitszeitraums der Terminserie befinden müssen. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung und können die Vereinbarung nicht abspeichern.

Klicken Sie auf „Speichern“ rechts unten, um die neue Vereinbarung zu erzeugen.

Neu angelegte Vereinbarung

Der Name der Vereinbarung wird nun in der linken Spalte angezeigt.

Verfahren Sie wie beschrieben, um weitere Vereinbarungen für andere Zeiträume oder Produkte anzulegen.

Hinweis: Haben Sie einer Vereinbarung bereits ein Produkt zugeordnet, so können Sie dieses nur dann einer anderen Vereinbarung nochmals zuweisen, wenn sich die Gültigkeitszeiträume dieser Vereinbarungen nicht überschneiden.

Vereinbarung löschen

Sie können eine angelegte Vereinbarung auch wieder entfernen. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte „Vereinbarungen“. Klicken Sie in der linken Spalte mit der rechten Maustaste auf den Namen der Vereinbarung, die Sie löschen möchten. Es erscheint das Kontextmenü. Wählen Sie darin „Löschen“.  Nun öffnet sich ein Dialogfenster. Klicken Sie darin auf „Ja“, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Hinweis: Sollten bereits Produkte zu der Vereinbarung zugewiesen worden sein, können Sie die Vereinbarung nicht löschen. Sie erhalten eine entsprechende Meldung. Entfernen Sie in diesem Fall zunächst alle Produkte aus der Vereinbarung. Erst dann kann die Vereinbarung gelöscht werden.

Zuordnen von Produkten zu einer Terminserie mit Vereinbarungen

Jetzt ordnen Sie der Vereinbarung Produkte zu. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte „Zugeordnete Produkte“.

Registerkarte „Zugeordnete Produkte“

Klicken Sie auf „Hinzufügen“ unten rechts. Es öffnet sich das Fenster „Produkte hinzufügen“.

Produkte hinzufügen

Sollten so viele Produkte angezeigt werden, dass die Liste unübersichtlich wird, legen Sie einen Filter an. Dies können Sie über das Filtersymbol rechts oben erledigen.

Selektieren Sie das Produkt bzw. die Produkte, die der Vereinbarung hinzugefügt werden sollen.

Möchten Sie die Terminserie sofort für die ausgewählten Produkte starten, setzen Sie einen Haken bei „Terminserie erzeugen ab:“. Geben Sie über das Kalenderblatt-Symbol das Datum ein, wann die erste Maßnahme der Terminserie erzeugt werden soll. Beachten Sie hierbei, dass dieser Termin im Gültigkeitszeitraum der Vereinbarung liegen muss. Setzen Sie keinen Haken, wird keine Maßnahme gestartet, sondern lediglich die ausgewählten Produkte der Terminserie zugeordnet.

Hinweis: Sie können die Terminserie jederzeit im Nachhinein im Modul „Produkte“ starten. Details dazu lesen Sie im Abschnitt „Initiale Maßnahme pro Produkt erzeugen“.

Klicken Sie auf „OK“. Die selektierten Produkte werden jetzt zur Vereinbarung der Terminserie hinzugefügt.

Weitere Produkte können Sie jederzeit einer Vereinbarung hinzufügen. Dies funktioniert auch, wenn die Terminserie bereits gestartet wurde.

Zuordnung eines Produktes zur Terminserie

Hinweis: Nach der Zuordnung von Produkten lässt sich der Gültigkeitszeitraum der Vereinbarung und auch der Terminserie nicht mehr ändern. Erst wenn Sie alle Produkte einer Vereinbarung löschen, ist das Start- und Ende-Datum wieder editierbar.

Vereinbarung, der bereits Produkte zugeordnet wurden.

Löschen von Produkten aus Terminserien mit Vereinbarungen

Hinzugefügte Produkte können Sie löschen, indem Sie das entsprechende Produkt selektieren und auf den Button „Entfernen“ klicken. Es erscheint folgendes Dialogfenster:

Dialogfenster zum Löschen eines Produktes aus einer Terminserie

Setzen Sie bei „Laufende Maßnahmen abbrechen“ einen Haken, so werden alle Maßnahmen, die aufgrund der aktuellen Terminserie auf dieses Produkt laufen, in den Status „Abgebrochen“ versetzt. Ansonsten wird lediglich das Produkt aus der Terminserie entfernt, aber die laufenden Maßnahmen bleiben in ihrem aktuellen Status bestehen und können somit noch bearbeitet werden.

Anzeige von aktuellen und temporären Maßnahmen zu einer Terminserie

Um einen Überblick darüber zu erhalten, welche Maßnahmen gerade auf ein Produkt laufen bzw. aufgrund einer Terminserie noch erzeugt werden, öffnen Sie das Produkt-Detailfenster. Führen Sie dazu auf der Registerkarte „Zugeordnete Produkte“ einen Doppelklick auf ein der Terminserie zugeordnetes Produkt aus. Im Produkt-Detailfenster können Sie nun alle Informationen zum ausgewählten Produkt einsehen.

Auf der Registerkarte „Terminserie“ werden alle Terminserien aufgelistet, denen das Produkt zugewiesen wurde. Wählen Sie eine Terminserie aus, erhalten Sie deren Detailinformationen. Außerdem wird unten die anstehende Maßnahme der Terminserie angezeigt, also die gerade aktuelle Maßnahme, sofern die Terminserie bereits gestartet wurde.

Details zu Terminserien zum Produkt

Klicken Sie auf die anstehende Maßnahme, wird Ihnen deren PlugIn-Übersichtsscreen angezeigt.

Hinweis: Alle Informationen in den PlugIns können Sie an dieser Stelle lediglich anschauen, aber nicht bearbeiten. Um eine Maßnahme zu bearbeiten, wechseln Sie in das entsprechende Massenbearbeitungs-Modul. Im Beispiel werden alle durch die Terminserie erzeugten Maßnahmen mit dem Status „Angefragt“ erzeugt. Daher gehen Sie zur Bearbeitung der Maßnahme in das Modul „Maßnahmen planen“.

Auf der Registerkarte „Historie“ des Produktdetail-Fensters erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Maßnahmen zu diesem Produkt gelaufen sind bzw. noch andauern. Darunter befinden sich auch die aufgrund der Terminserie erzeugten Maßnahmen.

Alle zum ausgewählten Produkt gehörigen Maßnahmen

Hinweis: Werden Ihnen Maßnahmen nicht angezeigt, die in der Zukunft liegen, dann kann es sein, dass der eingestellte Anzeigezeitraum nicht weit genug in die Zukunft reicht. Klicken Sie auf das angezeigte Enddatum und wählen Sie ein späteres Datum aus. Die Liste wird entsprechend angepasst.

Haben Sie in der Terminserie die Erweiterungsstrategie „Einzeln“ gewählt und einen bestimmten Zeitraum oder eine vorbestimmte oder feste Anzahl eingestellt, so sehen Sie hier nicht nur die aktiven Maßnahmen der Terminserie, sondern auch die zukünftig aufgrund ihrer Angaben zu erzeugenden Maßnahmen. Dieses sind sogenannte temporäre Maßnahmen. Sie werden erst dann aktiv, wenn die jeweils vorherige Maßnahme rückgemeldet wurde. Im obigen Beispiel wurde zusätzlich zur aktuellen Maßnahme 3.001 eine temporäre Maßnahme 3.002 erstellt, da im Feld „Anzahl“ die Zahl „2“ eingetragen wurde.

Hinweis: In den Massenbearbeitungsmodulen, wie z.B. „Maßnahmen planen“, werden Ihnen lediglich die aktiven Maßnahmen einer Terminserie angezeigt. Ausschließlich in den Produktdetails auf der Registerkarte „Historie“ sehen Sie auch alle temporären Maßnahmen. Im Modul „Arbeiten zuweisen“ werden Ihnen Maßnahmen, die aus Terminserien erzeugt wurden, NICHT angezeigt.

Mit einem Doppelklick auf eine Maßnahme können Sie auf deren PlugIn-Übersichtsscreen springen. Die Details zur Maßnahme können Sie über diese Ansicht lediglich anschauen und nicht bearbeiten.

Zuordnung des Verantwortlichen in einer Maßnahme

Maßnahmen, die durch Terminserien erzeugt wurden, erhalten automatisch durch bestimmte Einstellungen beim verwendeten Produkt den Anfrager, den Teamleiter bzw. das durchführende Unternehmen zugeordnet. Diese Zuordnung folgt folgender Regel:

Im PlugIn „Anfrage“ der erzeugten Maßnahme wird als Berichterstatter diejenige Person eingetragen, die im Modul „Produkt-Lebenszyklus“ als Verantwortlicher für das der Terminserie zugeordnete Produkt benannt wurde.

Im PlugIn „Aufgaben“ wird unter „Durchführung“ das Unternehmen bzw. der Teamleiter automatisch eingetragen. Bei einer Terminserie mit Vereinbarungen wird dazu zunächst abgeprüft, ob für das Fälligkeitsdatum der aktuellen Maßnahme eine Vereinbarung vorliegt. Ist dem so, wird das Unternehmen der gültigen Vereinbarung übernommen und als Teamleiter der dort eingetragene Ansprechpartner.

Liegt keine gültige Vereinbarung vor, wird die Arbeitsvorlage beim verwendeten Produkt herangezogen, die die gleiche Kategorie hat wie die Terminserie. Wurde bei dieser Arbeit im Modul „Arbeiten“ der Algorithmus „Gebäudeverantwortliche hinzufügen“ eingetragen, so wird in der Maßnahme als Teamleiter die Person zugeordnet, die für das Gebäude verantwortlich ist, in dem das Produkt angelegt ist, und zwar für das gleiche Gewerk wie in der Arbeitsvorlage eingestellt.

Hinweis: Der Gebäudeverantwortliche wird im Modul „Gebäudeinformation“ für das selektierte Gebäude auf der Registerkarte „Verantwortliche“ eingetragen.

Ist jedoch für das Gewerk der Arbeitsvorlage kein Verantwortlicher eingetragen oder der Algorithmus wurde nicht auf den Gebäudeverantwortlichen gesetzt, so werden der Teamleiter und das Unternehmen aus der Arbeit übernommen, die als Arbeitsvorlage mit der Kategorie der Terminserie beim Produkt eingetragen ist.

Gibt es beim Produkt keine Arbeitsvorlage mit derselben Kategorie wie die der Terminserie, so wird auf die Standardarbeit zurückgegriffen, die beim Anlegen der Terminserie angegeben wurde. Auch hier wird bei der Arbeit zunächst geschaut, ob der Algorithmus „Gebäudeverantwortliche hinzufügen“ gewählt wurde. Wenn ja, wird zuerst geprüft, ob als Verantwortlicher für das Gewerk der Arbeit eine Person beim Gebäude eingetragen wurde. Wenn ja, wird diese als Teamleiter eingetragen, wenn nicht, wird der Teamleiter bzw. das Unternehmen, das bei der Standardarbeit der Terminserie eingetragen ist, übernommen.

Im Folgenden wird die Zuordnung des Teamleiters und des Unternehmens in einer Maßnahme, die aus einer Terminserie stammt, anschaulich dargestellt:

Ermittlung des Verantwortlichen einer Maßnahme

Terminserie mit Vereinbarungen als Begehungsprozess anlegen

Die nächsten Schritte beschreiben das Anlegen einer Terminserie vom Typ „Begehung“ mit Vereinbarungen.

Legen Sie analog der Beschreibung für das Anlegen einer Terminserie mit Vereinbarungen als Standardprozess eine Terminserie mit Vereinbarungen vom Typ „Begehung“ an.

Anlegen einer Terminserie mit Vereinbarungen als Begehungsprozess

Speichern Sie diese ab.

Wie Sie sehen, gibt es in dieser Terminserie neben der Registerkarte „Terminserien“ noch die Registerkarten „Begehungen“ und Vereinbarungen“. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Begehungen“.

Wählen Sie aus dem DropDown-Menü die Art des gewünschten Bewertungssystems aus. Klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.

Auswahl der Produktart

Klicken Sie nun auf den Button „Hinzufügen“ und wählen Sie im sich öffnenden Fenster die Produktarten aus, auf die sich Ihre Begehung bezieht.

Auswahl der Produktart

Bestätigen Sie Ihre Angabe mit „OK“. Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Produktarten hinzuzufügen.

Hinzugefügte Produktarten

Speichern Sie Ihre Angaben.

Bereits hinzugefügte Produktarten können Sie über den Button „Entfernen“ wieder löschen.

Vereinbarung anlegen

Wechseln Sie nun zur Registerkarte „Vereinbarungen“. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Neu“ aus dem Kontextmenü aus.

Anlegen einer Vereinbarung zu einer Begehung

Es werden Ihnen nun Eingabefelder zur neuen Vereinbarung angezeigt. Bei den meisten davon handelt es sich um Pflichtfelder.

Ist ein Vertrag mit einem Partnerunternehmen über die Durchführung der Maßnahmen dieser Begehungs-Terminserie vorhanden, so kann dieser Vertrag über den Button mit dem Ordnersymbol angegeben werden.

Auswahl eines Vertrages

Wählen Sie im Fenster „Produkt auswählen“ den entsprechenden Vertrag aus und klicken Sie auf „OK“. Der Vertragsname wird nun eingetragen und zwei Buttons werden zusätzlich zum Ordnersymbol rechts neben dem Feld sichtbar.

Auswahl eines Vertrages

Mit dem ersten Button können Sie den ausgewählten Vertrag wieder löschen. Mit dem dritten Button können Sie sich die Details zum Vertrag anschauen. Klicken Sie letzteren an, erhalten Sie den Produktdetailscreen.

Produktdetails zum ausgewählten Vertrag

Hinweis: Die Produktdetails zum Vertrag können Sie hier nur anschauen und nicht bearbeiten. Um Details zu ändern oder zu ergänzen, wechseln Sie ins Modul „Produkte“.

Durch Auswählen des Vertrages werden ggf. auch in den Feldern „Name“, „Dienstleister“, „Start“ bzw. „Ende“ Werte eingetragen. Diese werden aus dem Vertrag übernommen, sofern diese dort angegeben wurden – außer es wurden bereits von Hand Werte auf diesem Screen eingetragen.

Besteht kein Vertrag zu einem Dienstleister, bleibt das Feld „Vertrag“ leer.

Geben Sie einen Namen für die Vereinbarung ein. Haben Sie einen Vertrag ausgewählt, wird dessen Name als Vereinbarungsname vorgeschlagen.

Wählen Sie anschließend die Kategorie.

Haben Sie im Feld „Vertrag“ einen Vertrag angegeben, so wird automatisch der Vertragspartner als Dienstleister eingetragen. Ist dieses Feld noch leer, geben Sie ein Unternehmen im Feld „Dienstleister“ an. Wählen Sie danach einen Ansprechpartner aus diesem Unternehmen aus.

Geben Sie den Preis für die Vereinbarung an. Dieser gilt für die gesamte Laufzeit der Vereinbarung über alle Maßnahmen hinweg.

Bei den Feldern „Start“ und „Ende“ definieren Sie den Zeitraum, für den die Vereinbarung gilt. Bitte beachten Sie, dass die hier eingegebenen Daten sich innerhalb des Gültigkeitszeitraums der Terminserie befinden müssen. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung und können die Vereinbarung nicht abspeichern.

Klicken Sie auf „Speichern“ rechts unten, um die neue Vereinbarung zu erzeugen.

Speichern der neuen Vereinbarung

Der Name der Vereinbarung wird nun in der linken Spalte angezeigt.

Verfahren Sie wie beschrieben, um weitere Vereinbarungen für andere Zeiträume oder Produkte anzulegen.

Hinweis: Haben Sie einer Vereinbarung bereits ein Produkt zugeordnet, so können Sie dieses nur dann einer anderen Vereinbarung nochmals zuweisen, wenn sich die Gültigkeitszeiträume dieser Vereinbarungen nicht überschneiden.

Vereinbarung löschen

Sie können eine angelegte Vereinbarung auch wieder entfernen. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte „Vereinbarungen“. Klicken Sie in der linken Spalte mit der rechten Maustaste auf den Namen der Vereinbarung, die Sie löschen möchten. Es erscheint das Kontextmenü. Wählen Sie darin „Löschen“. Es erscheint ein Dialogfenster. Klicken Sie darin auf „Ja“, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Hinweis: Sollten bereits Produkte zu der Vereinbarung zugewiesen worden sein, können Sie die Vereinbarung nicht löschen. Sie erhalten eine entsprechende Meldung. Entfernen Sie in diesem Fall zunächst alle Produkte aus der Vereinbarung. Erst dann kann die Vereinbarung gelöscht werden.

Zuordnen von Produkten zu einer Begehungs-Terminserie mit Vereinbarungen

Jetzt ordnen Sie der Vereinbarung Produkte zu. Es handelt sich hierbei um Lageprodukte, die angeben, wo die Begehung stattfinden soll. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte „Zugeordnete Produkte“.

Registerkarte „Zugeordnete Produkte“

Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“, um ein Lageprodukt zu der Vereinbarung der Begehungs-Terminserie zuzuordnen. Es öffnet sich das Fenster „Produkte hinzufügen“.

Produkt zur Vereinbarung auswählen

Sollten so viele Produkte angezeigt werden, dass die Liste unübersichtlich wird, legen Sie einen Filter an. Dies können Sie über das Filtersymbol rechts oben erledigen.

Selektieren Sie das Produkt bzw. die Produkte, die der Vereinbarung hinzugefügt werden sollen.

Möchten Sie die Terminserie sofort für die ausgewählten Produkte starten, setzen Sie einen Haken bei „Terminserie erzeugen ab:“. Geben Sie über das Kalenderblatt-Symbol das Datum ein, wann die erste Maßnahme der Terminserie erzeugt werden soll. Beachten Sie hierbei, dass dieser Termin im Gültigkeitszeitraum der Vereinbarung liegen muss. Setzen Sie keinen Haken, wird keine Maßnahme gestartet, sondern lediglich die ausgewählten Produkte der Terminserie zugeordnet.

Hinweis: Sie können die Terminserie jederzeit im Nachhinein im Modul „Produkte“ starten. Details dazu lesen Sie im Abschnitt „Initiale Maßnahme pro Produkt erzeugen“.

Klicken Sie auf „OK“. Die selektierten Produkte werden jetzt zur Vereinbarung der Terminserie hinzugefügt.

Weitere Produkte können Sie jederzeit einer Vereinbarung hinzufügen. Dies funktioniert auch, wenn die Terminserie bereits gestartet wurde.

Nach Hinzufügen von Produkten zu einer Vereinbarung

Löschen von Produkten aus Terminserien vom Typ „Begehung“ mit Vereinbarungen

Hinzugefügte Produkte können Sie auch wieder löschen, indem Sie das entsprechende Produkt selektieren und auf den Button „Entfernen“ klicken.

Dialogfenster zum Löschen eines Produktes aus einer Terminserie

Setzen Sie bei „Laufende Maßnahmen abbrechen“ einen Haken, so werden alle Maßnahmen, die aufgrund der aktuellen Terminserie auf dieses Produkt laufen, in den Status „Abgebrochen“ versetzt. Ansonsten wird lediglich das Produkt aus der Terminserie entfernt, aber die laufenden Maßnahmen bleiben in ihrem aktuellen Status bestehen und können somit noch bearbeitet werden.

Hinweis: Nach der Zuordnung von Produkten lässt sich der Gültigkeitszeitraum der Vereinbarung und auch der Terminserie nicht mehr ändern. Erst wenn Sie alle Produkte einer Vereinbarung löschen, ist das Start- und Ende-Datum wieder editierbar.

Anzeige von aktuellen und temporären Maßnahmen zu einer Terminserie

Einen Überblick darüber, in welchen Terminserien das Produkt verwendet wird bzw. welche Maßnahmen aus einer Terminserie zum Produkt erzeugt wurden, erhalten Sie im Produktdetailscreen. Um diesen zu erhalten, führen Sie einen Doppelklick auf das zugeordnete Produkt aus. Details dazu entnehmen Sie der gleichnamigen Beschreibung im Abschnitt über Terminserien mit Vereinbarungen vom Typ „Standardprozess“.

Zuordnung des Verantwortlichen in einer Maßnahme aus einer Begehungs-Terminserie

Maßnahmen, die durch Terminserien erzeugt wurden, erhalten automatisch durch bestimmte Einstellungen beim verwendeten Produkt den Anfrager, den Teamleiter bzw. das durchführende Unternehmen zugeordnet. Da die Zuordnung bei Begehungs-Terminserien nach dem gleichen Schema funktioniert wie bei Terminserien mit Standardprozess, entnehmen Sie die Zuordnungsregeln dem dortigen Abschnitt „Zuordnung des Verantwortlichen in einer Maßnahme“.

Initiale Maßnahme pro Produkt erzeugen

Werden bei einer Terminserie viele Produkte zugewiesen, dann werden am ersten Tag, oder bei späterem Zuordnen von Produkten während der Terminserie, viele Maßnahmen auf einmal fällig. Bei kleineren Maßnahmen kann dies durchaus gewünscht sein. Große Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen können meistens jedoch nicht am selben Tag durchgeführt werden. Hierfür gibt es in sMOTIVE die Möglichkeit, für jedes Produkt das Datum der initialen, also der ersten, Maßnahme anzugeben.

Gehen Sie dazu ins Modul „Produkte“. Selektieren Sie das Produkt, für das Sie die erste Maßnahme einer Terminserie terminieren wollen. Wählen Sie die Registerkarte „Terminserien“ aus.

Produktmaske

Selektieren Sie nun die Terminserie, für die Sie die initiale Maßnahme angeben möchten. Nun werden die Details zur Terminserie angezeigt. Ganz unten wird hinter „Initiale Maßnahme erzeugen für:“ ein Datum ausgegeben - das Startdatum der Terminserie. Möchten Sie dieses ändern, klicken Sie auf die Datumsangabe. Wählen Sie das Datum aus, an dem die erste Maßnahme zum Produkt innerhalb der Terminserie erzeugt werden soll.

Klicken Sie auf den Button „Starten“. Die Maßnahme wird jetzt für das entsprechende Produkt zum angegebenen Datum erzeugt. Auf dem Screen wird nun diese Maßnahme angezeigt.

Link zur erzeugten Maßnahme der Terminserie

Um sie sich anzuschauen, klicken Sie auf den in blau angezeigten Namen der anstehenden Maßnahme. Der PlugIn-Übersichtsscreen der Maßnahme wird geöffnet. Sie können die Details zur Maßnahme jedoch nur ansehen und nicht bearbeiten. Zum Bearbeiten von Maßnahmen, die aus Terminserien erzeugt wurden, wechseln Sie bitte in das entsprechende Massenbearbeitungs-Modul. Im obigen Beispiel wäre dies „Maßnahmen planen“.