Veranstaltung buchen

Aus sMOTIVE-Handbuch

Version vom 2. Juni 2014, 12:56 Uhr

Im Modul „Neue Veranstaltungen“ können Sie Konferenzräume für Veranstaltungen buchen. Eine Veranstaltung kann eine einfache Besprechung oder aber ein komplexes Event mit mehreren Teilnehmern und verschiedenen zusätzlichen Maßnahmen darstellen. Für die Erstellung einer neuen Veranstaltung wählen Sie das Modul „Neue Veranstaltung“. Folgende Übersicht öffnet sich:

Übersicht neue Veranstaltung

Im ersten Schritt müssen Sie beim Anlegen einer neuen Veranstaltung das Veranstaltungsdatum und die geplante Dauer festlegen. Selektieren Sie das Startdatum durch Anklicken des Datum-Buttons. Es öffnet sich der Kalender. Klicken Sie den gewünschten Tag an. Der einfache Pfeil schaltet einen Monat und der Doppelpfeil ein Jahr weiter.

Datumsauswahl

Im Feld „Uhrzeit“ geben Sie die geplante Startzeit der Veranstaltung ein. Wählen Sie analog das Enddatum der Veranstaltung. Geben Sie im Feld „Dauer“ die geplante Dauer der Veranstaltung in Stunden an. So haben Sie die Möglichkeit, einen Raum zu finden, der zwischen Start- und Enddatum für die gewählte Dauer frei ist. Mit dem Button „Suchen“ rechts unten können Sie nun nach freien Räumen suchen.

Die Suche nach freien Räumen kann durch weitere Angaben eingegrenzt werden. Sie haben hierfür mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können die Suche direkt auf einen bestimmten Raum eingrenzen. Öffnen Sie hierfür den Gebäudestrukturbaum durch Anklicken des Buttons „…“ rechts neben dem Feld „Raum“.

Gebäudestrukturbaum

Navigieren Sie zum entsprechenden Raum und wählen diesen durch Anklicken aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „OK“. Um einen gewählten Raum wieder zu entfernen, wählen Sie den Pfeil-Button rechts neben dem Feld „Raum“. Der selektierte Raum wird entfernt.

Weiter haben Sie die Möglichkeit, sich Räume und Produkte anzeigen zu lassen, die bestimmten Mandanten zugeordnet sind. Klicken Sie hierfür auf das Feld „Mandant“ und wählen aus dem Drop-Down-Menü den gewünschten Mandant aus. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, im Drop-Down-Menü den gewünschten Standort auszuwählen.

Mandanten und Standorte

Im der Auswahl der Sitzplätze müssen Sie die minimale und die maximale Anzahl der Sitzplätze angeben. Die minimale Anzahl entspricht hierbei der Anzahl der Teilnehmer der Veranstaltung. Die maximale Anzahl sollte eingeben werden, damit das System einen entsprechend großen Raum wählt und nicht eine Besprechung mit 5 Teilnehmern in einer Halle für 200 Personen stattfindet.

Angabe der Sitzplätze

Ist eine bestimmte Sitzordnung erwünscht, so kann diese im nächsten Schritt ausgewählt werden. Mit dem Klicken auf den Button „…“ öffnet sich folgende Auswahlmaske.

Die Sitzordnung kann durch das Markieren der gewünschten Form erfolgen und muss mit Hilfe des Einfachpfeils selektiert werden. Mit dem Betätigen des Doppelpfeils werden alle Formen selektiert und dem Raum zugeordnet. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „OK“ oder verwerfen Sie diese mit „Abbrechen“.

Nach der Auswahl der Sitzordnung kann auch die Ausstattung auf die gleiche Weise ausgewählt werden. Öffnen Sie den Auswahldialog der Ausstattung.

Auswahl gewünschte Ausstattung

Die Kategorien der zu wählenden Ausstattung entsprechen den in der Produktstruktur angelegten Ebenen.

Ergebnis der definierten Suche

Sind alle notwendigen Kriterien angegeben, wählen Sie den Button „Suchen“. Es werden Ihnen all diejenigen Räume angezeigt, auf welche die eingegebenen Parameter zutreffen. Wurden keine entsprechenden Räume gefunden, können die Suchkriterien reduziert werden.

Wurde ein entsprechender Raum gefunden, können Sie dessen Detailinformationen über einen Doppelklick ansehen. Die Produktmaske öffnet sich. Änderungen sind jedoch nur über das Modul „Produkte“ möglich.

Produktmaske

Schließen Sie die Produktansicht mit dem Button „OK“ oder „Abbrechen“.

Wenn der Raum Ihren gewünschten Vorstellungen entspricht, haben Sie die Möglichkeit, den Raum durch Anklicken des Buttons „Reservieren“ zu reservieren. Es öffnet sich die Übersicht des Buchungsdialogs.

Übersicht Buchungsdialog

In der Bearbeitungsmaske sehen Sie in der Übersicht, welche Arbeitsschritte sich in welchem Bearbeitungsstatus befinden. Das rote Rechteck bedeutet, dass im Unterschritt noch alle zwingenden Angaben fehlen. Das gelbe Rechteck mit einem Punkt bedeutet, dass noch einige zwingende Angaben fehlen, andere jedoch schon eingetragen sind. Das grüne Rechteck mit zwei Punkten bedeutet, dass alle notwendigen Informationsfelder ausgefüllt sind.

Im Unterpunkt "Veranstaltungsdaten" wählen Sie zuerst, ob es sich um eine ein- oder mehrtägige Veranstaltung handelt. Klicken Sie hierfür auf den entsprechenden Radiobutton unterhalb Buchungsdaten.

Eintägige Veranstaltung

Überprüfen Sie zunächst die Zeit, für die der Raum belegt wird. Gegebenenfalls berichtigen Sie diese bitte. In der Belegungsübersicht wird Ihnen jetzt die aktuelle Buchung angezeigt. Der blaue Teil des Balkens entspricht der gewählten Buchungsdauer, der graue Teil des Balkens davor entspricht der Rüstzeit, die für den Raum angegeben wurde.

Übersicht Veranstaltung

Terminüberschneidung

Überschneidet sich Ihr Termin mit einem weiteren, so wird die Überschneidung als roter Balken dargestellt. Ändern Sie in diesem Fall Ihre Angaben im Uhrzeitfeld ab. Die Änderungen werden Ihnen direkt im Belegungsdiagramm dargestellt.

Produktübersicht

Die Informationen in den Feldern zum Produkt werden automatisch vom System übernommen.

Im Feld „Veranstaltung“ müssen Sie jetzt für die Veranstaltung einen Namen als Freitext vergeben und ebenso im Feld „Veranstalter“ den Veranstalter eintragen. Tragen Sie in die Felder „Telefon“ und „E-Mail“ die Angaben für Rückfragen zum Veranstalter ein. Im Feld „Firma“ können Sie, wenn die Firma vom Veranstalter abweicht, eine Firma angeben. Im Feld „Abteilung“ muss nun wieder die Abteilung angegeben werden, welche die Veranstaltung bucht. Um die Kosten der Veranstaltung auf eine Kostenstelle zu verrechnen, geben Sie diese im Feld „Kosten St. /Auftrag“ an.

Veranstaltungsdaten

Geben Sie die Anzahl der Teilnehmer an und wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die gewünschte Sitzordnung, das Gewerk und dann den entsprechenden Teamleiter aus. Im Feld „Bemerkungen“ können Sie weitergehende Informationen zur Veranstaltung eintragen.

Wenn alle Informationen eingetragen sind, wechseln Sie zum Modul „Buchungsmittel“ mit dem Button „Buchungsmittel“ oder kehren Sie zur Übersicht mit dem Button „Übersicht“ zurück. Durch Klicken des Buttons „Zurück“ kehren Sie ebenfalls zur Übersicht zurück, alle nicht gespeicherten Änderungen gehen jedoch verloren! Der Button „Speichern“ wird erst aktiv, wenn alle notwendigen Informationen in allen Untermodulen ausgefüllt sind.

Unter Buchungsmittel können Sie jetzt alle Services und Produkte zur Veranstaltung hinzubuchen, vom Catering, der technischen Ausrüstung bis zur Bestellung von Mittagessen über das Speiseplanmodul.

Übersicht Buchungsmittel

Im Feld „Inventar (fest installiert)“ wird Ihnen die Ausstattung des gewählten Raumes angezeigt. Um einen Service oder ein Produkt hinzuzufügen wählen Sie zunächst die entsprechende Registerkarte (Catering, Media, Mittagstisch oder Service). Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“ oder öffnen das Kontextmenü durch Klicken der rechten Maustaste und wählen dort den Punkt „Hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialog, der Ihnen die Reservierung bestätigt.

Reservierungsbestätigung

Mehrtägige Veranstaltung

Um eine mehrtägige Veranstaltung zu buchen, wählen Sie zunächst in der Übersicht der Veranstaltungsmaßnahme den Punkt „mehrtätig“. Die Ansicht der Anfrage zeigt nun die Eingabefelder für die mehrtägige Buchung.

Übersicht mehrtägige Veranstaltung

Überprüfen Sie zunächst die Zeit, für die der Raum belegt wird. Gegebenenfalls berichtigen Sie diese bitte. In der Belegungsübersicht wir Ihnen jetzt die aktuelle Buchung angezeigt. Der blaue Teil des Balkens entspricht der gewählten Buchungsdauer, der graue Teil des Balkens davor entspricht der Rüstzeit, die für den Raum angegeben wurde.

Übersicht Veranstaltung

Produktübersicht

Die Informationen in den Feldern zum Produkt werden automatisch vom System übernommen. Durch einen Klick auf „Details“ öffnet sich die Produktansicht. Bitte beachten Sie, dass das Produkt hier nur angezeigt werden kann, aber nicht bearbeitet werden kann.

Im Feld „Veranstaltung“ müssen Sie jetzt für die Veranstaltung einen Namen als Freitext vergeben und ebenso im Feld „Veranstalter“ den Veranstalter eintragen. Tragen Sie in die Felder „Telefon“ und „Email“ die Angaben für Rückfragen zum Veranstalter ein. Im Feld „Firma“ können Sie, wenn die Firma vom Veranstalter abweicht, eine Firma angeben. Im Feld „Abteilung“ muss nun wieder die Abteilung angegeben werden, welche die Veranstaltung bucht. Um die Kosten der Veranstaltung auf eine Kostenstelle zu verrechnen, geben Sie diese im Feld „Kosten St. /Auftrag“ an.

Veranstaltungsdaten

Geben Sie die Anzahl der Teilnehmer an und wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die gewünschte Sitzordnung, das Gewerk und dann den entsprechenden Teamleiter aus. Im Feld „Bemerkungen“ können Sie weitergehende Informationen zur Veranstaltung als Freitext hinterlegen.

Wenn alle Informationen eingetragen sind, wechseln Sie zum Modul „Buchungsmittel“ mit dem Button „Buchungsmittel à“ oder kehren Sie zur Übersicht mit dem Button „Übersicht“ zurück. Durch klicken des Buttons „Zurück“ kehren Sie ebenfalls zur Übersicht zurück, alle nicht gespeicherten Änderungen gehen jedoch verloren! Der Button „Speichern“ wird jedoch erst aktiv, wenn alle notwendigen Informationen in allen Untermodulen ausgefüllt sind.

Unter Buchungsmittel können Sie jetzt alle Services und Produkte zur Veranstaltung hinzubuchen, vom Catering, technischen Ausrüstung bis zur Bestellung von Mittagessen über das Speiseplanmodul.

Übersicht Buchungsmittel

Im Feld „Inventar (fest installiert)“ wird Ihnen die Ausstattung des gewählten Raumes angezeigt. Um einen Service oder ein Produkt hinzuzufügen wählen Sie zunächst die entsprechende Registerkarte (Catering, Media, Mittagstisch oder Service). Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“ oder öffnen das Kontextmenü durch Klicken der rechten Maustaste und wählen dort den Punkt „Hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialog, der Ihnen die Reservierung bestätigt.

Reservierungsbestätigung

Angebot generieren

Nachdem Sie die Veranstaltung gespeichert haben, liegt diese im Status erfasst vor. Neben der Möglichkeit, die Veranstaltung zu starten, besteht die Möglichkeit, ein Angebot zu dieser Veranstaltung zu generieren. Dazu wählen sie unter „Veranstaltungen“ die gewünschte Veranstaltung aus und wählen unten rechts „bearbeiten“. Durch speichern der nun geöffneten Veranstaltung geht der Status über in Angefragt, da die Veranstaltung noch nicht gestartet wurde. An dieser Stelle haben sie nun die Möglichkeit ein Angebot zu erstellen.

Übersicht Veranstaltung

Wählen Sie dazu „Angebot“. Das Angebot wird erstellt und ist nun unter „Angebote“ aufgelistet.